Une nouvelle fonctionnalité de site à utiliser... avec précaution ?
Je vais vous partager une nouvelle fonctionnalité de site sur SharePoint Online et qui n'a donc jamais existé sur aucune version Server de SharePoint.
C'est une fonctionnalité de site qui :
fait partie du suivi d'activité
est activable par un propriétaire de site uniquement (propriétaire d'une équipe Teams)
fonctionne sur n'importe quel type de site, classique ou Modern (communication ou d'équipe)
Une nouvelle fonctionnalité de suivi d'activité dans un site
Cette fonctionnalité a été baptisée en français Visionneuses SharePoint.
Dans la version anglophone, la fonctionnalité de site se retrouve sur la ligne SharePoint Viewers.
Comme indiqué sur la page de documentation officielle de Microsoft, cette fonctionnalité sert aux utilisateurs à afficher "qui a regardé quoi" et ne fonctionnent uniquement dans les bibliothèques de documents ou de ou pages, et en expérience moderne.
Une fois que la fonctionnalité est activée, voilà que les noms des personnes qui ont consulté la page ou le document apparaissent.
Pourquoi déployer cette fonctionnalité avec précaution ?
Comme je l'ai écrit dans mon livre "Adopter SharePoint sans développer : SharePoint, MS Teams, une gouvernance efficace", il est très important de suivre les rapports d'utilisation du site SharePoint.
On trouve d'ailleurs le même type de statistiques d'utilisation dans chaque équipe Ms Teams.
Le point commun des rapports d'utilisation SharePoint ou Teams est qu'ils présentent des données anonymisées.
Au contraire de ces rapports, cette nouvelle fonctionnalité dévoile qui a consulté quoi aux yeux de tous et il faut donc la déployer avec précaution.
Il faut savoir que SharePoint a toujours été en capacité de présenter des informations non anonymisées mais ces rapports n'ont toujours été accessibles que pour un certain type d'administrateurs SharePoint :
Sur les versions Server, l'administrateur de collection de site
Sur la version Online, les administrateurs O365 ou les rôles délégué à la gestion de la conformité
La raison est que des organismes tels que la CNIL en France ou en Belgique, la CNPD au Luxembourg se montrent particulièrement vigilants quant à l'utilisation des données collectées, au nom du respect des dispositions protégeant les libertés individuelles car ces informations sont issues de logs (des journaux de connexion).
Sur une page du centre de conformité, Microsoft a d'ailleurs pris la précaution de préciser que la fonction eDiscovery qui permet l'obtention de données nominatives doit être encadrée par une procédure judiciaire (demande "juridique" ci-dessous).
Par conséquent, je vous partage la recommandation de bien vérifier avec les syndicats et représentants du personnel s'ils sont d'accord pour collecter ces données sur un site SharePoint d'intranet ou de collaboration car ce sont des points sensibles sur fond du contexte réglementaire sus mentionné.
Si la fonctionnalité existe sur SharePoint, c'est certainement parce que les américains ne se posent pas tant de questions avec ce type de données à caractère personnel, affichées aux yeux de tous.
