Série "Les 4 temps à respecter pour réussir le déploiement de Copilot Microsoft 365" - Episode 4 : "L'indispensable gouvernance que requiert Copilot M365"
Ce 4e billet clôture la série des 4 temps à respecter pour réussir le déploiement de Copilot Microsoft 365.
Je le résumerai en 1 phrase : il faut piloter Copilot Microsoft365 ! Et pour ce faire, il faut intégrer Copilot à votre gouvernance Microsoft 365... si vous en possédez déjà une en place !
Est-il concevable de ne pas piloter Copilot M365 sur la durée ?
Les conséquences de ne pas piloter Copilot M365 sur la durée vont évidemment impliquer de remettre en cause au bout d'un certain temps la qualité d'une donnée, au sens sécurité et conformité, qui n'aura pas été produite et maintenue au niveau qualité grâce à une gouvernance adaptée.
La première obligation est donc d'arrêter une bonne fois pour toute de considérer Microsoft 365 comme un projet de déploiement informatique, disposant d'une date de début et une date de fin.
Nous avons vu dans le billet précédent que l'organisation doit se doter d'une vision et d'une trajectoire et, pour la contrôler, l'organisation doit se doter d'une ambassade permanente qui va décliner la feuille de route stratégique de l’organisation par rapport à Copilot M365, ses éventuels Copilot produits via Copilot Studio mais, d'une manière générale, par rapport à l’ensemble des logiciels Microsoft 365 et des outils de la Power Platform. Le passage qui résumait ma pensée : il faut que le projet Copilot quitte l'unique giron du DSI pour venir s'intégrer dans une réalité opérationnelle équilibrée entre les parties prenantes à la gouvernance : Chief Organization Office, Chief Data Office, Chief Security Office, le projet Copilot M365 et le sujet de Microsoft 365 dans son ensemble vous concerne !
Rappelons les raisons de l'indispensable gouvernance de Microsoft 365
Ceux qui sont passés il y a quelques années à Microsoft 365 savent que le sujet ne ressemble pas à une é-nième migration technique ou à une simple mise à jour de logiciels.
Tout d'abord, je dénombre près de 25 logiciels et limiter leur liste à la suite Office, OneDrive et Teams pour le Chat et les réunions en ligne va vous enfermer dans le syndrome de ce que j'appelle "Utiliser 10% des fonctionnalités mais payer 100% de la licence" : ce syndrome intéresse normalement le Comex (Comité exécutif de l'Organisation) et pas uniquement le Chief Financial Officer sur les raisons qui ont poussé l'Organisation à aller sur le Cloud. Comme je j'ai partagé à l'épisode 3, selon moi, la meilleure nouvelle concernant Microsoft 365 est lorsque la responsabilité de l'adoption passe du Chief Information Officer au Chief Organisation Officer !
Ensuite, il y a toute l'armada des solutions Microsoft Cloud de sécurité et de conformité, qui met les données de l'organisation à l'abri comme jamais elles l'ont été par le passé. Cela tombe bien : nous sommes également à une époque où les fuites de données externes (Cybercriminalité et Shadow-IT) ou internes n'ont jamais représenté autant de menaces, et avec la pression des instances de régulation au plus fort également en toute logique. Le sujet de la sécurité de la donnée (Chief Security Officer) et celui de la qualité de la donnée (Chief Data Officer pour la conformité), vu au premier épisode de cette série dédiée au déploiement de Copilot, devaient déjà intéresser votre Comex...
Copilot Microsoft 365 vient ajouter de l'évidence à l'évidence en matière de gouvernance
Copilot Microsoft 365 vient juste ajouter de l'évidence à l'évidence en matière de gouvernance : Microsoft 365 est un sujet stratégique pour ses décideurs.
Je loue parmi mes clients ceux qui l'ont compris avant de se lancer dans le déploiement et qui m'ont fait confiance pour que les accompagne dans la mise en place du dispositif de gouvernance Microsoft 365 qui leur conviendra le mieux.
Je salue aussi parmi mes clients ceux qui l'ont compris des mois ou des années après s'être lancé dans le déploiement et avec lesquels nous avons dû faire cette mise en place pour sortir de situation parfois chaotique.
Avec le déploiement de Copilot M365, il faut veiller à l'y intégrer dans le cadre de la gouvernance général mais également à l'intégrer et à le suivre dans les plans de gouvernance spécifiques, évidemment dans celui de la donnée sensible, mais aussi dans le plan de gouvernance fonctionnel, qui orchestre l'adoption (vu dans l'épisode 3) et dans le plan de gouvernance applicatif si vous créez vos propres agents conversationnels dans Copilot Studio.
Tandis que plan de gouvernance applicatif et plan de gouvernance opérationnel sont dans la culture des services informatiques des organisations, le plan de gouvernance de la donnée et le plan de gouvernance fonctionnel sont généralement tous deux les plus en retrait.
La gouvernance générale permettra d'équilibrer les forces entre la gouvernance opérationnelle, celle de la donnée (la sécurité et la conformité) et la gouvernance fonctionnelle (l'expérience utilisateur).
Avec Copilot Microsoft 365, c'est justement d'équilibre que l'on a plus besoin si on veut éviter d'échouer dans le déploiement à l'échelle et sur la durée.
Ah si, j'oubliais ! Le défaut de vision, avant tout, peut aussi expliquer aisément que l'on échoue dans le déploiement de Copilot M365. Évidemment.
Le défaut de vision et le défaut de gouvernance vont souvent de pair
Autant le sujet de Microsoft 365 pouvait ne pas être assumé en Comex, autant le sujet de la révolution de l'IA Gen a fait son arrivée tonitruante dans la plupart des organisations depuis l'explosion du phénomène ChatGPT.
Après que les problèmes de sécurité et de conformité des données aient été appréhendés, vous l'avez lu dans les épisodes 2 et 3, j'ai insisté sur la convergence des usages pour optimiser le profit à tirer de Copilot Microsoft 365.
J'ai donc essayé de mettre les enjeux du déploiement de Microsoft 36 au niveau de la vision stratégique de l'organisation.
Et nous tenons, dans la capture d'écran ci-dessous, un échange avec mon Copilot qu'il serait digne de d'inscrire dans la vision d'organisation et la gouvernance générale de Microsoft 365.
Pour éviter de tomber dans le piège de constater que votre organisation ne semble pas prête, il faut :
Décréter que l'organisation doit en passer par là
Nommer un programme manager Monsieur ou Madame Microsoft 365
Etablir une feuille de route à 1 et 2 ans
Mettre en place le plan de gouvernance avec matrices, plan d'action, mesures de KPI en rapport avec la feuille de route.
À cette conclusion, j'ajoute ce commentaire : le sujet de la gouvernance est un sujet qui me passionne et qui occupe avec plaisir mon calendrier professionnel. Si vous souhaitez m'inviter sur un projet de ce type, n'hésitez pas à me contacter ici.
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