Série "Les 4 temps à respecter pour réussir le déploiement de Copilot Microsoft 365" - Episode 3 "Et c'est seulement maintenant que tout commence..."

Pour réussir le déploiement de Copilot Microsoft 365, vous pensiez avoir tout bien fait comme il faut concernant la sécurisation de vos données ?! Comme indiqué à l'épisode 1 de cette série "Avec le déploiement de Copilot M365, il est plus que temps de reprendre le contrôle de vos données", vous avez, non seulement, pris à bras le corps le sujet de la fuite de données "en interne" et plus seulement la fuite de données vis-à-vis de l'extérieur. Sujet autrement épineux et parfois complètement occulté, Copilot M365, IA GEN qui, contrairement à son ancêtre ChatGPT ne compte pas uniquement sur le Web pour vous assister dans votre travail, travaille à partir de vos données, qu'elles soient obsolètes ou pertinemment d'actualité. Pour être efficace, Copilot Microsoft 365 requiert une bonne gouvernance des données, au si bien du point des options de partage que de l'archivage des informations qui pourraient vous induire en erreur.

Une fois cette étape de remédiation des fichiers et des dossiers, l'épisode 2 "A la recherche de la productivité accrue" était dédié à l'identification de cas d'usage pertinents pour vos utilisateurs ; cette recherche de convergence entre les usages et les fonctionnalités que développent Microsoft dans ses produits a toujours été relativement présentes : les utilisateurs ont ainsi appris à décliner Excel et Access dans le cadre de leur besoin particulier mais aussi avec SharePoint, présenté depuis très longtemps comme un véritable "couteau suisse" bureautique, capable de se muer en outil de GED de référentiels, GED métiers, de plateformes collaboratives (avant l'arrivée de Teams), aujourd'hui intranet d'entreprise et support de listes Ms Teams ou base de données pour Power Apps... Copilot Microsoft 365 n'échappe pas à la règle et il ne faut donc pas s'arrêter à des démonstrations de sa valeur ajoutée par logiciel utilisateur (individuel ou de groupe) ou de conception de solution et mettre tout cela dans la perspective de processus de travail. La phase précédente était très longue ; le billet de l'épisode 2 de cette série l'était aussi puisque je l'avais scindé en deux.

Passons donc à l'épisode 3 que j'ai intitulé "Et c'est seulement maintenant que tout commence..." : il concerne ce que j'appelle généralement le déploiement à l'échelle. Comme souvent avec Microsoft 365, le temps du lancement ne suffit pas pour imprimer de nouveaux usages à l'échelle et sur la durée.

Comme c'est encore trop malheureusement le cas, les services IT considèrent généralement le déploiement de Microsoft 365 comme un projet uniquement technique... Du point de vue technique, passer à Microsoft 365 implique des activations de service et parfois des migrations de données. Mais une fois le projet technique passé, reste que l'organisation doit continuer à travailler son adoption, la fameuse convergence entre les usages et la plateforme d'outils.

Quand la responsabilité du déploiement de Microsoft 365 passe du CIO au COO

Le sujet ne regarde donc plus directement le CIO mais devient généralement celui du COO ; cela fait, par conséquent. des années que je milite pour l'intronisation du rôle de M. Mme Office 365.

Dans son champ de responsabilités, il revient à M. Mme M365 de ne pas se considérer comme un chef de projet mais comme un responsable d'un programme de logiciels, sur lequel il doit influencer, en positionnant et assumant une trajectoire d'adoption après le lancement. Il rendra compte des objectifs de transformation digitale au sein de son organisation et ne se contentera d'un rôle d'administrateur opérationnel, pour dépasser l'horrible constat de n'utiliser que 10 ou 15% des outils dont on paie malheureusement 100% de la licence...

Pour ce faire, il lui faudra des métriques et des contrôles et aussi adopter la posture d'un chef d'un véritable chef d'orchestre de communautés d'utilisateurs que je range habituellement en 3 catégories :

• Les relais bureautiques traditionnels, qui ont fait leur apparition dans ma vie professionnelle au moment du déploiement du Pack Office Microsoft dans des organisations ou régnaient jusqu'à présent le fax et les "grands systèmes" type progiciel professionnel ou système transactionnel sur AS-400 ; formateur dans l'âme, ils prendront soin de démontrer la valeur retournée en réponse à la saisie de prompts/invites sur des logiciels de productivité individuelle ;

• Les champions ou ambassadeurs, apparus non pas avec SharePoint (éditions 2001, 2003, 2007, 2010) mais plutôt avec Yammer (racheté par Microsoft en 2012) et sa nécessité d'animation de réseau social participatif ; avec leur qualité d'évangéliste et de démonstrateur de pratiques collaboratives efficaces, ils compteront dans l'adoption de Copilot Microsoft 365 dans des outils collaboratifs comme Ms Teams évidemment ;

• Enfin, M. Mme Office 365 doit également gérés la population des "Powers Users", ma dénomination personnelle des Citizen Developers, utilisent les outils de conception de la Power Platform, ou Excel et SharePoint, seront les premiers concernés par l'utilisation de Copilot Microsoft 365 sur ces outils de conception de solution.

D'après vous, Copilot Microsoft 365 concerne laquelle de ces 3 communautés d'utilisateurs ? Et bien les 3 !

Le déploiement réussi de Copilot M365 concerne les 3 communautés relais !

Comme vous l'avez lu dans la première partie du billet - épisode 2, le déploiement de Copilot M365 regarde aussi bien les usages de productivité individuelle (Pack Office historique, Outlook, Ms Teams pour sa partie communication, Forms...) que son adoption au travers des outils de groupe (Ms Teams encore évidemment et vient depuis peut Viva Engage et très vite maintenant SharePoint). Enfin, la second partie du billet - épisode 2 (désolé mais c'était trop long à expliquer en un seul billet !!), Copilot est aussi l'assistant personnel des concepteurs de solution sur Microsoft 365.

Cela signifie par conséquent que la réussite du déploiement de Copilot Microsoft 365 repose sur les 3 communautés relais, en raison de la typologie d'usage très variée qu'il permet de couvrir. Intégrer Copilot Microsoft 365 dans les dispositifs relais vous permettra de ne pas tomber dans le piège d'avoir sous-estimer la formation initiale. Copilot M365 est un outil puissant mais la science du prompt nécessite une compréhension approfondie de la façon dont Copilot le traite.

Tandis que la communauté de relais bureautiques traditionnels sera axée sur "Copilot et la productivité individuelle", celle des champions - ambassadeurs sera davantage axée sur l'adoption de Copilot M365 dans les outils collaboratifs pour transformer les usages ; ces deux communautés pourront adresser un accompagnement auprès des utilisateurs finaux sur une vision intégrant Copilot M365 dans leur journée de travail bureautique. Relais bureautiques et champions - ambassadeurs encourageront cette adoption en résolvant les problèmes rapidement, sans passer par la case Help-Desk.

Les communautés de Champions - ambassadeurs et de Powers Users mesureront davantage l'impact sur les Processus Métier, Comme Copilot peut modifier la façon dont les tâches sont accomplies, Copilot Microsoft 365 leur permettra de remettre en cause les façons de faire en place et de les adapter en conséquence.

En revanche, concernant spécifiquement la communauté des Power Users, en plus du challenge du partage d'expérience, composante essentielle de la conduite du Changement, les Power Users seront les premiers à pouvoir communiquer sur les plus grands avantages obtenus dans l'utilisation de Copilot dans le remodelage des outils de travail.

Il reviendra donc aux 3 communautés d'organiser des sessions de démonstration, de formation, de questions/réponses pour les utilisateurs de leur partager les meilleures pratiques.

La méthode "Mettre à disposition et attendre" ne permet pas d'atteindre les meilleurs résultats

L'adoption de Microsoft 365 passe par avec des temps d'autodiagnostic et d'inspiration ; Copilot Microsoft 365, qui peut être partout, n'échappe pas à la règle et on ne doit pas se contenter de mettre à disposition et d'attendre.

Copilot Microsoft 365 n'échappe pas non plus à devoir figurer dans la vitrine des usages Microsoft 365, en partageant non seulement les objectifs initiaux et les étapes du déploiement mais surtout les réussites et les façons d'y parvenir.

La vitrine des usages Microsoft 365 est une façon inestimable de partager le retour sur Investissement (ROI) évalué ; pour y parvenir, il faudra définir les indicateurs clés de performance (KPI) à obtenir pour mesurer l’efficacité de notre déploiement de Copilot Microsoft 365. Pour suivre les gains de productivité, il n'est pas interdit de mesurer le temps de traitement SANS Copilot puis le temps de traitement AVEC Copilot, sans oublier d'intégrer le temps économisé dans le traitement des cas et des erreurs !

Ces indicateurs seront utilisés pour estimer la qualité de la gouvernance fonctionnelle, garante de la feuille de route au niveau adoption. Voyons donc le sujet de la gouvernance générale dans le 4e et dernier billet de la série dédiée à la réussite du déploiement de Copilot Microsoft 365.