Série "Les 4 temps à respecter pour réussir le déploiement de Copilot Microsoft 365" - Episode 2 "A la recherche de la productivité accrue" (partie 2)

Ceci est la seconde partie du billet sur les cas d’usage de Copilot Microsoft 365. Dans la première, je vous ai partagé des exemples de productivité apportée par l’utilisation de Copilot Microsoft 365 dans des scénarii de productivité individuelle (le pack Office historique, Outlook inclus) puis dans le cadre de scénarii de productivité au travers d’outils de productivité de groupe, comme Ms Teams, SharePoint et Viva Engage. Surtout, je me suis aperçu qu’il était d’autant plus pertinent d’additionner les exemples d’utilisation qui constituent un ensemble d’actions dans différents étapes d’un flux de travail, pour convaincre de la pertinence d’utiliser Copilot Microsoft 365.

Pour convaincre nos utilisateurs, intéressons nous à leur organisation de travail et ne nous contentons pas d’exemples isolés et des exemples que Microsoft a heureusement listé sur cette page en guise d’inspirations.

Dans cette seconde partie, nous bougeons le curseur encore d’un cran, en listant les cas d’utilisation de Copilot Microsoft 365 au service :

• des concepteurs de solutions réalisées depuis la Power Platform,

• des administrateurs Microsoft eux-mêmes !

Copilot Microsoft 365, un assistant impliqué dans la conception de solutions

Pour démontrer la valeur de Copilot Microsoft 365, il est aussi temps de parler de Copilot M365 au service des outils de la Power Platform car Copilot Microsoft 365 constitue aussi une solution d’accélération de productivité dans des scénarios de conception de solutions réalisées depuis la Power Platform.

À partir du moment où votre administrateur Microsoft 365 a attribué à un utilisateur une licence Copilot Microsoft 365 ainsi que des licences Power Apps, Power Automate, Power BI, cet utilisateur se retrouve dans la possibilité non seulement d’utiliser mais également de créer ses propres solutions sur la Power Platform : des applications avec Power Apps, des flux de travail et de notification avec Power Automate et des tableaux de bord avec Power BI...

Copilot Microsoft 365 se décline également en assistant pour Power Pages et pour Power Virtual Agents, rebaptisé Copilot Studio fin 2023, avec l’arrivée de Copilot Microsoft 365.

L’utilisation de l’IA générative pour la conception de solution n’est pas nouvelle en soi car Copilot a fait ses débuts sur Visual Studio pour aider les développeurs dans leur productivité.

Mais revenons à la conception de solution avec la Power Platform, tous ces outils regroupés sous la bannière de Power Platform partagent un objectif ambitieux : celui de permettre la conception de ces solutions, en « modes No Code et Low Code », à une population d’utilisateur appelée « Citizen Developers ». Personnellement, j’appelle « Power User » un Citizen Developer qui utilise la Power Platform pour participer activement à la transformation digitale de son organisation. La Power Platform possède l’ambition de faire participer les métiers très activement , au travers du profil des Power Users, La raison est la suivante : le Power User connait les données avec lequel il travaille mais aussi les flux d’information et les règles « métier ».

Ceci n’est pas chose nouvelle : Microsoft aime les Power Users depuis très longtemps. Des logiciels comme Excel, Access, mais aussi SharePoint ont déjà permis par le passé de créer des solutions personnalisées, par paramétrage (No Code) et plus rarement par ajout de code (VBA, JavaScript, JSON…) (passages tirés de mon livre "SharePoint et la Power Platform").

Avec Copilot Microsoft 365, Microsoft tient l’opportunité de simplifier la prise en main de la Power Platform, pour les Power Users mais également pour les Pro Dev de la Power Platform, indispensable gardien de la gouvernance applicative de la Power Platform.

Avant l’arrivée de cette IA générative, Microsoft ne possédait à son arc que la capacité à offrir à ses utilisateurs qu’une UI de studio simplifiée puis pour l’apprentissage du Low Code, des centaines de pages de contenu de formation en ligne (je crois savoir que Microsoft compte parmi les plus importants éditeurs de contenu en ligne).

L’idée de déployer Copilot Microsoft 365 dans les studios de conception de la Power Platform est bien de parvenir à encore abaisser la barrière à l’entrée, en rendant les concepteurs plus rapidement efficaces sur la production de ce que l’on appelle le « Low Code », sur le même modèle que pour les développeurs utilisant Copilot dans Visual Studio !

L’intérêt de Copilot Microsoft 365 est donc d’assister le concepteur dans la génération du code mais également d’assister le concepteur dès le démarrage ! C’est la raison pour laquelle, on trouve dès les pages d’accueil des applications une invitation à définir le besoin fonctionnel de la solution à créer.

Dans Power Apps

Dans Power Apps, Copilot M365 est en mesure de créer la source de données en Dataverse puis le premier ensemble d’écran lorsque l’on démarre de rien (devraient venir prochainement les sources de données SharePoint et Excel sur OneDrive).

Vous aurez ensuite le loisir de bénéficier de Copilot Microsoft 365 comme assistant de constitution et d’explication de formules dans le studio.

Enfin, Power Apps ne permet pas (encore) d’appeler Copilot M365 en tant que « contrôle », i.e. objet fonctionnel à insérer dans l’écran. Je pense que cela viendra assez vite.

Dans Power Automate

Dans Power Automate, Copilot Microsoft 365 invite à décrire le flux recherché pour filtrer le contenu de sa galerie de  modèles.

Une fois dans l’écran de conception du studio, Copilot Microsoft 365 apparait lui aussi comme assistant de constitution de solution et d’explication sur le code.

Enfin, pour l'heure, Power Automate possède déjà ses actions Copilot Microsoft 365 !

Dans Power BI

Dans Power BI, peut être l’outil de la Power Platform le plus connu et utilisé car le plus ancien (2015).

Pour ce qui concerne l'utilisation de Copilot pour Power BI, vous le retrouverez aussi bien sur Power BI Desktop...

... que sur Power BI Online, dans son rôle d'assistant à la conception de constitution de solution et d’explication sur le code.

Comme vous pouvez le lire, dans mes écrans, un certain nombre de conditions d'autorisation doit être levé pour faire fonctionner Copilot pour Power BI : voici l'URL de la documentation officielle qui vous les présente.

Dans Power Pages

Venons-en à Copilot Power Pages, le moins connu car aussi le plus récent.

Lui aussi vous accueille avec une page de prompt vous invitant à décrire quel site internet ou extranet vous souhaitez créer.

La puissance de Copilot Power Pages est également orientée pour aider à la production du Code, qui est « le plus indispensable et le plus complexe à ajouter pour créer ses pages ». J’entends par cette formule que Power Pages est le plus récent des outils de la Power Platform et qu’il est à la traîne pour ce qui concerne la proposition d’une expérience de conception à la portée d’un Power User : lorsque l’on est un Power User, Power Pages ne permet pas d’aller très loin en mode No Code et il faut rapidement se lancer dans le mode Low Code de Power Pages avec l’aide de Copilot Microsoft 365.

Dans Copilot Studio, ex Power Virtual Agents

Enfin Copilot Studio est la version modernisée par l’arrivée de l’IA de Power Virtual Agents début 2024.

Copilot s'invite évidemment comme assistant Low Code.

Mais ce n'est pas tout : tandis que Power Virtual Agents permettait de créer des, des chatbots prédictifs , i.e. des agents conversationnels instaurant un dialogue homme/machine basé sur un arbre de condition, de déclencheurs et d’action définis, Copilot Studio permet d’appeler l’IA générative et le modèle de LLM de Copilot M365 ou d’autres modèles, comme une "action de chatbot".

Un Power User est rapidement en mesure de créer et de déployer un chatbot spécialisé sur une documentation de support helpdesk ou RH ou IT qui serait hébergé sur SharePoint, sans nécessairement avec besoin de plus que de suivre une série de 3 étapes.

Néanmoins, les différentes mises à jour de Copilot Studio ont permis de l’amener à se rapprocher de Power Apps et de Power Automate dans le sens vous allez bénéficier de l’assistance de Copilot M365, au démarrage puis au cours de la conception de vos chatbots.

Voilà donc autant d’exemples qui peuvent justifier d’utiliser l’IA générative au sein du Modern Worplace de Microsoft 365 : avec Copilot, les cas d’usages se sont enrichis par rapport à ce que l’on peut demander à ChatGPT, à savoir retrouver de l’information, la raffiner ou la développer.

La conception de solution est une facette qui démontre la richesse de l’apport de Copilot Microsoft 365 et nous en sommes probablement qu’au début :peut-on rêver d’un jour que l’IA générative puisse nous assister dans un projet d'intégration Outlook / Bookings / Power Automate / Workdays...

Copilot Microsoft 365 au service de l'administration Microsoft 365

Enfin, si on doit encore trouver des justifications à adopter Copilot, passons au 4e type de cas d'usage de Copilot M365 qui concerne l'administration de M365.

Cette fois, les cas d’usages ne sont pas seulement ceux de l’utilisateur de Microsoft 365, sur ses outils de productivité individuels ou de groupe, au moyen d’une utilisation isolée ou en suivant une démarche en processus de travail plus complet (retour sur la partie 1 de ce billet).

Les cas d’usages ne concernent pas non plus ceux qui intéressent le Power User, impliqué dans la digitalisation de ces processus et qui trouvera pratique que cet assistant l’assiste dans la conception de ses solutions.

La quatrième et dernière catégorie des cas d’usage de Copilot M365 regarde un nouveau type d’utilisateur : l’administrateur Microsoft 365. En conclusion de mon livre sur la gouvernance de Teams et de SharePoint paru en 2019, j’appelais de mes vœux qu’un jour, dans un futur indéterminé, qu’un chatbot viendrait aider les administrateurs dans leur mission de configuration et de surveillance des espaces collaboratifs et du centre de conformité devenu Purview.

Nous n’en sommes pas encore tout à fait là mais Microsoft en a déjà fait prendre le chemin à Copilot.

L'utilisation de Copilot pour la Power Platform... au service de la gouvernance de Microsoft 365.

Il n’est pas toujours connu que la Power Platform, évoquée plus haut permet de créer des applications au service de la gouvernance de Microsoft 365 : en effet, il est possible de créer des solutions Power Platform au service de la gouvernance des équipes Teams, de SharePoint et des applications Power Platform, donc sa propre gouvernance.

Il existe des actions de flux Power Automate et des tableaux Power BI qui permettent de compléter respectivement les notifications et les rapports des centres d’administration de la Power Platform. Le centre d’Excellence Power Platform constitue la vitrine de cet axe d’utilisation de la Power Platform et l’arrivée de Copilot dans la Power Platform va permettre à des administrateurs de se transformer en concepteur de leur propres solutions au service de leur mission opérationnelle.

Dernier point concernant l’utilisation de l’IA générative au service de l’administration de M365 : je dois mentionner l’arrivée de Copilot for Securities.

L'exemple de Copilot for Security

Copilot for Security n’est pas un Copilot M365 dans le sens où il couvre davantage que Copilot Microsoft 365 et qu'il n'est pas inclus dans l'abonnement de Copilot M365 : Copilot for Security couvre les logiciels présents Defender XDR, Unified SOC Platform, Purview, Entra, Intune qui œuvrent pour la sécurité de M365. Le monde digital connait actuellement une guerre où les attaques sont quotidiennes. Les enjeux de sécurisation de nos données sont à un tel point que l’IA constitue une réponse à des cyberattaques qui font déjà appel à l’IA !

Copilot for Security permet donc d’assister l’administrateur de la sécurité dans la détection toujours rapide et le traitement plus efficaces des tentatives ciblant nos données ou notre continuité opérationnelle : voici le lien vers la page de documentation officielle.

On peut imaginer que les administrateurs Microsoft 365, Teams, SharePoint, Power Platform et Power BI, qui sont faces à des centres d'administration complexes bénéficient à leur tour d'un assistant Copilot M365.

Ce billet constituait la deuxième partie du temps consacré aux cas d’utilisation de Copilot Microsoft 35 à la recherche d’une productivité accrue, dans une époque où la productivité bureautique est faite de temps passé à chercher l’information fiable, dans un contexte de flux de données toujours plus important et à 80% non structuré...

En conclusion, sur le temps 02. consacré aux cas d'usage

Comme a pu le dire Jared Spataro, vice-président de Modern Work and Business Applications chez Microsoft, "l'IA va nous aider à surmonter une grande partie de cela et nous permettre de nous concentrer à nouveau sur les choses qui comptent le plus" ou Nate Boaz - VP of People Strategy at Microsoft, "l'IA va supprimer le travail superficiel afin que les humains puissent faire le travail en profondeur dont nous aspirons vraiment".

Tous les cas d’usage survolés dans ces 2 billets prouvent que l’IA générative au service du Modern WorkSpace constitue une chance et non une menace pour les organisations.

Des craintes ont évidemment percées sur la disparition de l’emploi que provoquerait l’IA Gen dans les organisations, ceux à quoi j’ai l’habitude de répondre : "Levez le doigt les personnes qui disposent d'un(e) assistant(e) !"

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Rappelons que Copilot Microsoft 365 se positionne avant tout comme un outil de productivité, s'adressant en grande majorité à des collaborateurs qui ne disposent pas d'assistant(e). Et ceux qui se font assister ne devraient pas remplacer leurs précieux collaborateur(s)/trice(s) par une licence Copilot Microsoft 365, même si les 30 euros par mois de la licence pourraient être mis en comparaison au coût mensuel d’une assistante (@Alexandre Piatetsky s’était livré à un exercice qui rapportait les 30 euros mensuels à un crédit de temps en fonction de sa rémunération : "pour un pdg, 30 euros, c’est … ; pour sa secrétaire,  30 euros, c’est … mn"). Alexandre avait raison de tenter la démonstration pour démontrer combien en ces circonstances, pareil raisonnement doit être remis en contexte sérieusement…

« Soyons sérieux » également dans l’identification de la valeur ajoutée que va opérer le déploiement de Copilot M365 dans une organisation : la qualité de l'adoption de Copilot M365 dépend évidemment de la maturité de l'adoption initiale de Microsoft 365. Par conséquent, voyons désormais le troisième temps d’un déploiement réussi à l'échelle de l’organisation de Copilot M365 dans le prochain billet.