Le retour de la folksonomie ?

J'ai choisi cette amorce d'article pour vous partager le retour d'une fonctionnalité, pourtant présentée comme nouveauté sur la page d'accueil de votre environnement Microsoft 365.

Cette fonctionnalité représente une nouveauté... pas si nouvelle que cela puisqu'elle a existé jusqu'à l'édition SharePoint 2013 Enterprise. Elle n'est pas nouvelle non plus dans la galaxie Office 365 puisqu'elle avait migré de SharePoint sur... Delve, en 2014.

Comme Delve, la partie émergée de Microsoft Graph, va disparaître dans les mois à venir, la présentation de profil utilisateur pourrait également se déplacer sur la page d'accueil de votre environnement Microsoft 365, tout comme cette mystérieuse fonctionnalité dont je vais vous parler maintenant.

Cette fonctionnalité fait référence à une ancienne religion qui existait que les métadonnées dans toute organisation pouvait se gérer suivant deux points de vue :

• Les mots-clés d'entreprise, que l'on peut gérer dans des colonnes SharePoint ou encore mieux dans l'antre du Master Data Management, à savoir, le magasin de termes SharePoint, géré idéalement par des personnes référentes, pour des enjeux de pertinence et de cohérence : on appelle ces mots clés officiels, la TAXONOMIE ;

• Les mots-clés dits personnels, que chacun est libre d'associer à un fichier chargé sur SharePoint, pour le retrouver par la suite, sans nécessairement devoir le déplacer dans un dossier : on appelle ces mots-clés personnels, la FOLKSONOMIE (je m'amusais à rajouter "la TAXONOMIE folklorique" comme traduction de ce concept très américain).

Cette nouvelle fonctionnalité apparue sur la page d'accueil de votre environnement Microsoft 365 se classe comme la seule fonctionnalité de "folksonomie" en rapport à vos documents. En effet, pour ceux qui ont connu les éditions SharePoint Server 2010 et 2013, rappelez vous des 2 fonctionnalités de "folksonomie" qui existait derrière la dénomination de "Balises et notes":

• Balises (tags en anglais) : Tout utilisateur SharePoint peut définir une « balise », un mot-clé personnel qu’il associe à des documents ; ainsi référencés, ces documents seront plus simples à retrouver pour lui.

• Notes : les notes sont, elles aussi, le produit de n’importe quel utilisateur SharePoint mais sont, quant à elles, faites pour être partagées entre tous les utilisateurs.
  

Ces 2 fonctionnalités avaient pour particularité commune d'être à la main des contributeurs mais également des visiteurs lecteurs de la bibliothèque.

Sur l'édition 2016 Server, ces 2 fonctionnalité disparurent tandis que sur SharePoint Online, dès 2014, Microsoft déplaçait la fonction Balise ("Tag") sur Delve, avec au passage un changement de terminologie au profit du terme "Panneau".

Le principe est le même : l'utilisateur associe un mot-clé personnel à un fichier pour le retrouver par la suite, sous forme d'un filtre à facette dans la marge de gauche.

Er le succès n'est toujours pas au rendez-vous : ni pour cette fonctionnalité ni pour Delve qui va donc être prochainement abandonné.

Par conséquent, voilà maintenant l'épisode III (épisode I, "la folksonomie sur SharePoint" ; épisode II, "la folskonomie sur Delve") durant lequel on voit le "panneau" Delve se trouver déplacé sur la page d'accueil en tant qu'"étiquette".

Les plus experts d'entre vous pourront s'exclamer "encore une étiquette !", faisant probablement référence aux étiquettes de confidentialité et de rétention...

D'autres pourront aussi s'arracher les cheveux quand au choix de ce nom de fonctionnalité quand on sait que lorsqu'il s'agit de métadonnées, on utilisait déjà les noms communs de "propriété" , de "colonne", de "mot-clé d'entreprise", de "terme"...

Comment procède-t-on ?

On accède à la page Microsoft 365 en cliquant sur l'icone ci-dessous, dans le lanceur d'application.

Puis dans le menu de gauche, on clique sur Mon Contenu.

Sur cette page, on retrouve l'esprit de la page d'accueil de Delve : on y trouve que des fichiers, et pas de dossier.

On trouve des filtres et une notion de favoris.

Et surtout, on retrouve notre "folksonomie" !

En effet, on sélectionne le fichier puis, en regard du nom, on clique sur les ... puis sur étiquette 🏷...

On saisit le nom de l'étiquette : oh ! Regardez bien au passage dans l'image que le terme "Balise" est bien de retour et vous savez pourquoi !!

Il faut donc cliquer sur + Créer une balise après avoir choisi d'associer une couleur, exactement comme pour les dossiers désormais.

Pour retrouver les éléments classés avec cette étiquette, l'utilisateur retrouve alors ses étiquettes, ses métadonnées personnelles, sa taxonomie dans la marge de gauche, comme filtre de recherche.

Voilà pour le retour de la folksonomie sous forme d'étiquette dans la page Mon Contenu de Microsoft 365 ; souhaitons-lui un meilleur succès d'adoption que le panneau de Delve et la balise de SharePoint.