"Exclure un site SharePoint pour le cacher à Copilot M365" : quel drôle de conseil...

J'ai entendu et parfois lu, ici ou là, même chez les experts de chez Microsoft qu'il serait intéressant, dans le cadre du déploiement de Copilot M365, d'utiliser la fonctionnalité d'exclusion de site SharePoint des index de recherche.

Personnellement, je n'appliquerai pas ce conseil et je vous explique, dans ce billet, pour quelles raisons, au contraire, je combats cette idée.

Le paramètre servant à exclure un site de la recherche

Il existe, depuis l'édition SharePoint 2013, un paramètre qui sert à exclure, un site, des index de recherche : il suffit alors à un propriétaire de site de se rendre sur la page "Paramètres de site" puis sur "Disponibilité du mode hors connexion et de la recherche" (Bloc de menu "Rechercher") pour atteindre la case à cocher servant à retirer l'affichage de ce site dans les résultats de recherche.

Ce même paramètre existe également au niveau d'une bibliothèque ou d'une liste ; le propriétaire de la liste ou de la bibliothèque doit alors se rendre sur la page de paramètres avancées pour retrouver cette même option, comme ci-dessous.

Ce paramètre n'est donc pas nouveau : ce paramètre permet de passer outre la gestion des accès utilisateur et donc de ne plus pouvoir l'exploiter dans les pages de résultats de recherche.

Quand exclure un site, une bibliothèque ou une liste des résultats de recherche ?

"Quand utiliser cette fonctionnalité d'exclusion de site des index de recherche", me demandez-vous ?

• Exclure un site de la recherche, cela permettrait d'ignorer, dans les résultats de recherche, un site passerelle, de type portail sans contenu, un site plus utilitaire comme la recherche ou la conformité sur SharePoint Server ;
  

• Exclure un site de la recherche, cela permettrait de créer un site fantôme, comme. un site de communication de crise, auquel on n'accèderait que par la navigation mais qui ne laisserait aucune trace dans les résultats de recherche, et qui sera alors facile d'enfouir au moment de la fin de l'utilisation.
  

"Quand utiliser cette fonctionnalité d'exclusion des index de recherche concernant une bibliothèque ou une liste", maintenant ?

• Dans le cas d'une bibliothèque, cela permet de réduire le bruit dans les résultats de recherche, par exemple d'ignorer, dans les résultats de recherche, la bibliothèque de pièces jointes de sites dans laquelle sont stockées les logos de site et les images chargées sur vos pages, actualités et événements ;
  

• Dans le cas d'une liste, cela permet de masquer de la recherche des sources de données SharePoint utilisées dans Power Apps ; c'est une façon de masquer l'existence de cette liste des résultats de recherche et de garantir que nos utilisateurs n'éditent pas les éléments directement dans les listes SharePoint (il est important de noter qu'exclure une liste ou une bibliothèque de la recherche ne dégrade en rien la performance de recherche et de galerie Power Apps qui utilisent des fonctions de filtre).
  

Comme Copilot M365 traite le prompt de tout utilisateur M365 en passant par le graphe Microsoft M365 contextualisé de celui-ci, le site SharePoint ou la bibliothèque SharePoint absents de la recherche ne sont alors pas utilisés dans la génération de texte proposée de Copilot M365. Or, je trouve que remettre en lumière ce paramètre SharePoint ne me semble absolument pas opportun dans le contexte du déploiement de Copilot M365, même pour la réalisation d'un PoC !

Pourquoi il n'est pas opportun de rappeler l'existence de cette fonctionnalité dans le contexte Copilot M365

La première raison est... que le site, la bibliothèque ou la liste sortent de la recherche pour tous les utilisateurs : ce n'est donc pas sans conséquence pour les autres utilisateurs qui utilisent le site, la bibliothèque ou la liste et qui ne peuvent donc plus exécuter des recherches via le bandeau supérieur Microsoft 365, comme ci-dessous.

Si vous vous dîtes que vos utilisateurs n'utilisent pas l'expérience de recherche, c'est qu'on ne les a pas suffisamment convaincu de la puissance de la recherche plein texte et basées sur les colonnes de métadonnées gérées... Un problème d'accompagnement et d'adoption à gérer. Petit rappel sur ce récent billet de blog : Série "SharePoint et la GED" ; Episode 3 : "Utiliser les types de documents et personnaliser l'expérience de recherche" (adopteunsharepoint.com)

Si vous excluez un site, une bibliothèque ou une liste de la recherche, le contenu de certains WebParts, basés sur des résultats de recherche va également en être privé : cela concerne les WebParts Actualités. Evénements, Sites, Documents récents et Contenu mis en évidence, un joli quinté de WebParts de publication basés sur la recherche, dont la qualité des résultats affichés seraient alors dégradée par ces paramètres d'exclusion de site, de bibliothèque et de liste.

Alors, pour quelle raison a-t-on eu l'idée de formuler ce conseil dans le contexte du déploiement de Copilot M365 ?

• Pour gérer la confidentialité des données ? Euh... non puisqu'il suffit alors de gérer les accès en lecture,
  

• Pour ignorer des données dont le niveau de qualité laisse à penser qu'elles ne doivent pas figurer dans les résultats de recherche et par conséquent dans les suggestions de Copilot M365 ? Et bien, voilà un autre sujet de gouvernance, après les accès, cette fois sur la qualité de la donnée exposée aux utilisateurs.

Cacher un site des index de recherche reviendrait à cacher la poussière sous le tapis, en quelque sorte... en se cachant les problématiques mal gérées d'accès aux données ou de qualité des données !

Copilot M365 n'est pas responsable des problèmes de gouvernance ; il en est le révélateur... tout comme le moteur de recherche.

Je ne suis donc pas emballé par la recommandation d'utiliser cette fonctionnalité d'exclusion de site pour un PoC Copilot M365.

Je trouve cela dommage que des utilisateurs qui possèdent les accès ne trouvent plus le site et son contenu dans les résultats de page de recherche et dans les WebParts de publication de résultats de recherche cités plus avant car cela affecte le niveau de l'expérience utilisateur.

Je trouve même que ce conseil est inquiétant au niveau de la gouvernance de la donnée : c'est un peu aberrant de considérer l'arrivée de Copilot M365 comme une occasion de faire une revue des droits d'accès (avec Purview, ou avec un add-on, comme la nouvelle licence Microsoft "SharePoint Advanced Management" ou la licence "Policies et Insights" d'AvePoint) et de promouvoir cette fonctionnalité d'exclusion de site.

Copilot M365 n'est pas responsable des problèmes de gouvernance ; il en est le révélateur, au même titre que les résultats du moteur de recherche sur lequel il se base pour écrire ses propositions.

Mon dernier conseil : passer 5 minutes dans Copilot Studio et sortir la CB pour un PoC ciblé

Pour réussir le déploiement de Copilot M365, il faut agir avec méthode et, vous l'avez compris, je ne suis pas fan du conseil d'exclure un site de la recherche. Je vais donc vous partager ma recette dans une toute nouvelle série de 4 billets à venir.

Mais mon dernier conseil concernant la réalisation d'un PoC Copilot M365, c'est de le réaliser de façon ciblée sur un ou plusieurs sites SharePoint bien identifiés en passant par Copilot Studio. Copilot Studio, c'est le composant Power Platform "Power Virtual Agent" modernisée et rebaptisé, à la suite de l'ajout des connecteurs aux modèles d'IA générative d'Azure IA.

Il vous demandera 5 mn de configuration et 191 euros par mois d'abonnement avec les fonctionnalités Premium.