Série "C'est quoi le Cortex Project ?" | Episode 1 "Le Cortex Project arrive sur M 365"

Cela faisait longtemps que je n'avais pas écrit sur ce blog, occupé à m'affairer sur www.adopteunteams.com en raison de cette #&@! d'épidémie. D'ailleurs, si vous êtes intéressés, j'anime un webinar tous les vendredis sur le thème de l'adoption de Ms Teams au travers des bonnes pratiques en période de télétravail intensif : pour s'inscrire, c'est ici.

J'ai écrit ce billet ce matin car il y a une révolution qui va commencer à apparaître sur votre SharePoint Online durant ce deuxième trimestre 2020 : annoncé à Ignite l'an dernier, le "Cortex Project" arrive en effet sur vos écrans Ms O365.

Si vous avez seulement une vague idée de ce que c'est (il n'y a pas beaucoup de documentation en FR), je vais vous le présenter. Le nom de "Cortex" donné au projet fait clairement appel à l'idée du cerveau, à la matière grise et aux fonctions cognitives. Par conséquent, on peut définir le Cortex Project comme un ensemble de fonctionnalités qui vise à augmenter la valeur de votre Ms O365 en termes d'intelligence et de capitalisation de la connaissance.

SharePoint et la gestion des connaissances ?

Qu'avions-nous comme fonctionnalité de ce type jusque-là sur SharePoint puis sur Office 365 ?

Nous avions des outils de publications collaboratifs et communautaires avec l'édition 2010 de SharePoint : site de blogs personnels et collaboratifs ainsi que des fonctions de Chat. Il y avait le modèle de site Wiki avec sa fonctionnalité de créer des liens vers des pages existantes ou à créer ultérieurement, en utilisant le jeu de caractères [[ (1).

Autre fonctionnalité de la famille de la gestion de la connaissance : le magasin de termes, qui sert à gérer les référentiels de classement (thesaurus et taxonomie), concepts maîtrisés en organisation par les gestionnaires des données de référence (en anglais, "Master Data Managers"(2) ) et les propriétaires de données (en anglais, "Data Owners") .

Dans l'édition 2013, l'enrichissement de ce type de fonctionnalités se distinguait au travers du modèle de site de communauté et l'intégration d'un moteur de recherche "apprenant".

En effet, avec 2013, on voyait le retour d'un modèle de site 2007 non reconduit dans l'édition 2010, à savoir le site de communauté, qui possède des fonctionnalités de modération et de gestion de communautés qui récompensaient les collaborateurs engagés dans l'intelligence collective. J'ai largement conceptualisé le modèle d'organisation apprenante qui en découle au travers de l'utilisation de ce type d’outil dans mon livre "De SharePoint à Teams" sorti l'an dernier (3).

Et puis le moteur de recherche apprenant, l'ancien produit FAST intégré à SharePoint depuis son édition 2013 apportait une dimension supplémentaire à la fonction Recherche de SharePoint en le faisant verser dans l'ère de l'outil apprenant : SharePoint enregistre alors l'activité de recherche de chacun pour construire des index personnalisés et ainsi restituer une expérience d'utilisation individualisée, augmentant au passage la pertinence des réponses apportées.

Plus rien depuis 2013 ?

On ne peut pas dire qu'il n'y a plus eu de fonctionnalités depuis 2013 pour augmenter le partage pertinent des connaissances. Des fonctionnalités d'index personnalisé, Microsoft a aussi tiré l'idée d'Office Graph. Office Graph est longtemps apparu comme une sorte d'objet inconnu voire mystère pour tout utilisateur de Ms O365. La seule partie immergée de cette fonctionnalité apparentée directement à l'enregistrement de l'activité de chaque utilisateur s'est longtemps limitée à Delve, cette tuile de fonctionnalités trop souvent incomprise par la majorité mais pourtant si intéressante en ce qui concerne la capitalisation des actifs informationnels d'une organisation. Comme je l'explique dans ce même livre(4), la fonction principale de Delve est de présenter, à son utilisateur, une information pertinente sur base de relations établie avec des contenus utiles, ses propres contenus mais également des contenus « publiés » par des collègues avec lesquels vous entretenez des relations de travail.

Avec le Cortex Project, nous arrivons à une autre étape d'utilisation de l'Office Graph. Le Cortex Project utilise des fonctionnalités d'intelligence artificielle pour capitaliser sur les informations stockées dans les graphes individuels pour dépasser la mise en relation, dans un premier temps, des personnes et des contenus puis la mise en relation des personnes entre elles qu'elle pouvait entraîné dans un second temps.

• Le Cortex Project met en relation les contenus entre eux, au travers de thèmes, de sujets (en anglais, "Topics"), sous la forme d'une fonctionnalité d'édition de carte de thèmes/sujets/personnes et enterre ainsi la fonctionnalité [[ décrite plus haut trop peu connue ;

• Le Cortex Projet apporte nombre de nouveautés dans SharePoint comme des nouvelles versions du magasin de termes et du site de gestion de documentation (en anglais, "Document Center") ;

• Le Cortex Project dépasse le cadre de SharePoint (il reste la solution de gestion de la connaissance) et va trouver des applications d'utilisation de la connaissance dans des outils moins structurés que sont Office, Outlook et Ms Teams ;

• Le Cortex Project utilise des fonctionnalités déployées dans le socle des services Azure Cognitive Search comme LUIS et AI Builder pour effectuer des opérations de reconnaissance optique d'images et en extraire de l'information textuelle, interpréter la structure d'un document, en déduire une information structurée, appliquer des tags ou mots-clés et faciliter leur identification et leur réutilisation ;

• Le Cortex Project ne traite pas uniquement les informations textuelles extraites des images et les textes nativement numériques sur MS O365 mais va aussi organiser les conversations écrites et ce qui sera retranscrit des échanges vidéo de Teams ou de Stream ;

• Le Cortex Project ne s'arrête pas à Ms O365 car il peut utiliser le nouveau cadre de connecteur Microsoft Search pour traiter vos sources externes à Ms O365, à savoir des serveurs de fichiers, des bases de données SQL et toute application externe que vous pourrez interroger via des API.

Autant de passionnants points à explorer en profondeur dans les prochains épisodes.

À suivre…

(1) Cf. tome 2 page 47 : "Les pages du site d’équipe classique sont des pages de type Wiki"

(2) Cf. Wikipedia : Data master management

(3) Cf. tome 2 page 65 : "L'organisation apprenante"

(4) Cf. tome 2 page 38 : "Delve"