Mise à jour de l'article sur la fonctionnalité des liens durables, publié le 4 mai 2016

SharePoint Online apporte son lot de nouveautés, que l'on scrute patiemment de voir arriver dans son SharePoint 2016 : à travers ce billet, je reviens sur les "liens durables" qui constituait l'une des plus prometteuses au regard de ce que cette fonctionnalité pouvait apportet par rapport à la fonctionnalité d'ID de document"

Rappel concernant la fonctionnalité d'ID de document

Comme tout bon système de gestion de contenu, SharePoint disposait depuis son édition 2010 de la fonctionnalité "ID de document", qui permettait de créer un hyperlien vers un document, sans devoir pointer sur le fichier via son chemin d'accès et son nom de fichier ; le document peut ainsi être renommé et être déplacé sans casser le lien.

Une fois que SharePoint applique la fonctionnalité "Service d'ID de Document" activée au niveau de la collection de site par l'administrateur (une fois activée et paramétrée, un certain temps d'attente est nécessaire en raison d'un timer job s'exécutant par défaut à 1 heure du matin  - sur Online, point de timer job a "forcer" et et il faut alors attendre que la fonctionnalité est apparaisse pour l'utilisateur le lendemain)

L'utilisateur a ensuite possibilité d'ajouter la colonne ID de Document (ne pas se tromper avec la colonne ID qui concerne l'ID de l'élément dans l'APP uniquement) à sa bibliothèque et de constater qu'il est possible de faire un lien vers son document depuis la légende du document au travers de cet ID, précédé de DocIdRedir.aspx?ID=...

L'ID de document répond à une numérotation incrémentale structurée comme suit :

Racine de l'ID(*) - numéro de l'APP - numéro de l'élément

ZP5CSNWRUFK - 44 - 10, dans l'exemple ci-dessus

La racine du Document ID est le seul segment de l'ID personnalisable au niveau des paramètres de collection de sites "Paramètres d’ID de document", et cela même sur SharePoint Online d'Office 365 depuis cette année : sur SharePoint Serveur ou sur Online, vous pouvez spécifier la racine l'utilisateur, i.e. "un jeu de 4 à 12 caractères" utile pour rappeler la collection de site source.

Le numéro de l'APP et le numéro de l'élément ne sont pas personnalisables ni par l'utilisateur ni par l'administrateur de collection de site ; ce numéro incrémental est géré par SharePoint.

Dès que vos utiIisateurs seront familiers de l'utilisation de ces hyperliens uniques, il pourront également trouver pratique d'utiliser le WebPart "Rechercher par ID de document", que vous pourrez insérer à votre guise dans vos pages (il est prédéployé dans le modèle de site Centre de documents).

1. La première limite de cette fonctionnalité est que l'on perd le chemin d'accès au document, sauf si vous connaissez par coeur le numéro ID de l'APP :D

2. La seconde limite de cette fonctionnalité peut surgir lorsque vos utilisateurs vous demandent non pas 1 mais plusieurs racines différentes, par exemple pour distinguer des ID par Métier, par Service dans un seul et même Département (bref en lien avec le plan de classement de l'Organisation) : ce n'était pas possible ou alors, il fallait envisager de créer plusieurs collections de sites, avec chacune leur racine d'ID différenciée.

3. Survient enfin la troisième limite de cette fonctionnalité :  si le document venait à changer de collections de site, fonctionnalité hautement facilitée par l'édition SharePoint 2013, pour passer d'une collection de site collaborative interne pour sa préparation à une collection de site externe pour sa publication finale ou une collection d'archivage, le lien était alors cassé.

Voyons donc ce qu'apporte la nouvelle fonctionnalité de lien durable.

La nouvelle fonctionnalité de lien durable

Sur Online, la fonctionnalité est active par défaut et disparaît si on active la fonctionnalité d'ID unique de document.

Avec la fonctionnalité de lien durable, l'URL se structure désormais avec le CHEMIN SharePoint traditionnel suivi de l'ID sous la forme d'un ?d=... après le nom du fichier.

Est-ce alors, comme pour l'ID unique de document, l'ID qui fait foi et non le chemin ?

Cette nouvelle fonctionnalité :

1. gère partiellement la disparition du chemin d'accès dans l'URL (la limite numéro une de la fonctionnalité ID de Document vu plus haut)

2. ne présente pas d'intérêt par rapport à un plan de classement, avec une URL à racine personnalisable (ce que j'ai appelé plus haut la 2nde limite)

3. mais plus étonnement après des batteries de test et de re-tests, ne pallie pas la troisième limite et ce pourquoi je m'étais enthousiasmé au départ : la création d'un lien valable entre plusieurs collections de sites sur la même ferme !!?

Vous y verrez également que le chemin d'accès est informatif mais n'est pas géré après déplacement ?!

Bref, cela cela ne semble pas fonctionner et je n'ai encore trouvé personne pour m'expliquer à quoi elle sert en l'état...

Je pense que les personnes qui étaient sur ce projet  Liens durables ont été mutés sur la GDPR  sans avoir eu le temps de finir :D .

Voilà Patricia, j'ai pris le temps de rectifier !!