J'espère que vous avez inscrit la date à votre agenda de la 8e édition de la communauté des conférenciers aOS, devenu aMS puis AMP tout au long de ses années d'existence. Merci à Patrick Guimonet pour cet investissement de longue haleine. Cette 8e édition apporte pas mal de nouveautés : L'événement se déroulera chez DEEP groupe POST qui nous fait le grand honneur de nous recevoir dans son nouveau siège en face de la gare centrale ; je remercie chaleureusement Michel Carette pour son implication dans l'organisation 2 tracks au programme : Microsoft 365 et Copilot d'un côté et Power Platform et Azure de l'autre, soient 12 sessions par des speakers parfois locaux pour certains et parfois qui viennent même de la côte Est des Etats-Unis ! Je remercie tous ces conférencières et conférenciers pour leur implication bénévole dans le partage de leur expertise et expériences ! Pour ma part, j'aborderai les thèmes de la vision, de la stratégie et de la gouvernance avec une session baptisée : "Microsoft 365, y-a-t'il un pilote dans l'avion ?" Le lien d'inscription est ici pour une participation à distance et en ligne :  https://bit.ly/aMPLux2024Reg Voici l'agenda complet :  https://amp-luxembourg-2024.sessionize.com à bientôt

Ce 4e billet clôture la série des 4 temps à respecter pour réussir le déploiement de Copilot Microsoft 365. Je le résumerai en 1 phrase : il faut piloter Copilot Microsoft365 ! Et pour ce faire, il faut intégrer Copilot à votre gouvernance Microsoft 365... si vous en possédez déjà une en place ! Est-il concevable de ne pas piloter Copilot M365 sur la durée ? Les conséquences de ne pas piloter Copilot M365 sur la durée vont évidemment impliquer de remettre en cause au bout d'un certain temps la qualité d'une donnée, au sens sécurité et conformité, qui n'aura pas été produite et maintenue au niveau qualité grâce à une gouvernance adaptée. La première obligation est donc d'arrêter une bonne fois pour toute de considérer Microsoft 365 comme un projet de déploiement informatique, disposant d'une date de début et une date de fin.  Nous avons vu dans le billet précédent que l'organisation doit se doter d'une vision et d'une trajectoire et, pour la contrôler, l'organisation doit se doter d'une ambassade permanente qui va décliner la feuille de route stratégique de l’organisation par rapport à Copilot M365, ses éventuels Copilot produits via Copilot Studio mais, d'une manière générale, par rapport à l’ensemble des logiciels Microsoft 365 et des outils de la Power Platform. Le passage qui résumait ma pensée : il faut que le projet Copilot quitte l'unique giron du DSI pour venir s'intégrer dans une réalité opérationnelle équilibrée entre les parties prenantes à la gouvernance : Chief Organization Office, Chief Data Office, Chief Security Office, le projet Copilot M365 et le sujet de Microsoft 365 dans son ensemble vous concerne ! Rappelons les raisons de l'indispensable gouvernance de Microsoft 365 Ceux qui sont passés il y a quelques années à Microsoft 365 savent que le sujet ne ressemble pas à une é-nième migration technique ou à une simple mise à jour de logiciels. Tout d'abord, je dénombre près de 25 logiciels et limiter leur liste à la suite Office, OneDrive et Teams pour le Chat et les réunions en ligne va vous enfermer dans le syndrome de ce que j'appelle "Utiliser 10% des fonctionnalités mais payer 100% de la licence" : ce syndrome intéresse normalement le Comex (Comité exécutif de l'Organisation) et pas uniquement le Chief Financial Officer sur les raisons qui ont poussé l'Organisation à aller sur le Cloud. Comme je j'ai partagé à l'épisode 3, selon moi, la meilleure nouvelle concernant Microsoft 365 est lorsque la responsabilité de l'adoption passe du Chief Information Officer au Chief Organisation Officer ! Ensuite, il y a toute l'armada des solutions Microsoft Cloud de sécurité et de conformité, qui met les données de l'organisation à l'abri comme jamais elles l'ont été par le passé. Cela tombe bien : nous sommes également à une époque où les fuites de données externes (Cybercriminalité et Shadow-IT) ou internes n'ont jamais représenté autant de menaces, et avec la pression des instances de régulation au plus fort également en toute logique. Le sujet de la sécurité de la donnée (Chief Security Officer) et celui de la qualité de la donnée (Chief Data Officer pour la conformité), vu au premier épisode de cette série dédiée au déploiement de Copilot, devaient déjà intéresser votre Comex... Copilot Microsoft 365 vient ajouter de l'évidence à l'évidence en matière de gouvernance Copilot Microsoft 365 vient juste ajouter de l'évidence à l'évidence en matière de gouvernance : Microsoft 365 est un sujet stratégique pour ses décideurs. Je loue parmi mes clients ceux qui l'ont compris avant de se lancer dans le déploiement et qui m'ont fait confiance pour que les accompagne dans la mise en place du dispositif de gouvernance Microsoft 365 qui leur conviendra le mieux. Je salue aussi parmi mes clients ceux qui l'ont compris des mois ou des années après s'être lancé dans le déploiement et avec lesquels nous avons dû faire cette mise en place pour sortir de situation parfois chaotique. Avec le déploiement de Copilot M365, il faut veiller à l'y intégrer dans le cadre de la gouvernance général mais également à l'intégrer et à le suivre dans les plans de gouvernance spécifiques, évidemment dans celui de la donnée sensible, mais aussi dans le plan de gouvernance fonctionnel, qui orchestre l'adoption ( vu dans l'épisode 3 ) et dans le plan de gouvernance applicatif si vous créez vos propres agents conversationnels dans Copilot Studio. Tandis que plan de gouvernance applicatif et plan de gouvernance opérationnel sont dans la culture des services informatiques des organisations, le plan de gouvernance de la donnée et le plan de gouvernance fonctionnel sont généralement tous deux les plus en retrait. La gouvernance générale permettra d'équilibrer les forces entre la gouvernance opérationnelle, celle de la donnée (la sécurité et la conformité) et la gouvernance fonctionnelle (l'expérience utilisateur). Avec Copilot Microsoft 365, c'est justement d'équilibre que l'on a plus besoin si on veut éviter d'échouer dans le déploiement à l'échelle et sur la durée. Ah si, j'oubliais ! Le défaut de vision, avant tout, peut aussi expliquer aisément que l'on échoue dans le déploiement de Copilot M365. Évidemment. Le défaut de vision et le défaut de gouvernance vont souvent de pair Autant le sujet de Microsoft 365 pouvait ne pas être assumé en Comex, autant le sujet de la révolution de l'IA Gen a fait son arrivée tonitruante dans la plupart des organisations depuis l'explosion du phénomène ChatGPT. Après que les problèmes de sécurité et de conformité des données aient été appréhendés, vous l'avez lu dans les épisodes 2 et 3, j'ai insisté sur la convergence des usages pour optimiser le profit à tirer de Copilot Microsoft 365. J'ai donc essayé de mettre les enjeux du déploiement de Microsoft 36 au niveau de la vision stratégique de l'organisation. Et nous tenons, dans la capture d'écran ci-dessous, un échange avec mon Copilot qu'il serait digne de d'inscrire dans la vision d'organisation et la gouvernance générale de Microsoft 365. Pour éviter de tomber dans le piège de constater que votre organisation ne semble pas prête, il faut : Décréter que l'organisation doit en passer par là Nommer un programme manager Monsieur ou Madame Microsoft 365 Etablir une feuille de route à 1 et 2 ans Mettre en place le plan de gouvernance avec matrices, plan d'action, mesures de KPI en rapport avec la feuille de route. À cette conclusion, j'ajoute ce commentaire : le sujet de la gouvernance est un sujet qui me passionne et qui occupe avec plaisir mon calendrier professionnel. Si vous souhaitez m'inviter sur un projet de ce type, n'hésitez pas à me contacter ici .

Pour réussir le déploiement de Copilot M365, il faut agir avec méthode et, vous l'avez peut-être déjà lu par ailleurs, je ne suis pas fan du conseil d'exclure un site de la recherche . C'est d'ailleurs à la fin de ce billet que j'annonçais ma volonté de parler méthodologie de déploiement Copilot. Je vais donc vous partager ma recette dans une toute nouvelle série de 4 billets à venir.. Cet épisode 1 s'intitule "... il est plus que temps de reprendre le contrôle de vos données..." ; évidemment, on va parler sécurité, conformité et gouvernance de la donnée dans ce billet et c'est normal, car c'est la base et vous l'avez sans doute déjà lu ou entendu ; Dans l'épisode 2, il sera question de la pertinence de l'utilisation de Copilot M365 de manière à parvenir à amarrer Copilot M365 à la vraie vie des utilisateurs ; comme je le dis souvent concernant l'adoption de M365 d’une manière générale, pour que les organisations évitent de se limiter à n’utiliser que 10-20% des fonctionnalités de ce Modern Workplace, il y a du travail pour trouver le moyen de faire converger les usages de l'organisation avec les fonctionnalités de M365 ; or, la clé selon moi est principalement d’"éviter l'erreur de cantonner Copilot M365 à un outil de productivité individuel" ; Dans l'épisode 3, après le PoC, nous verrons "comment porter à l'échelle Copilot M365 dans l'organisation et le faire rentrer dans les usages sur la durée" ; je parlerai donc de vision et de stratégie d'organisation ; Enfin, dans l'épisode 4, je finirai par évoquer "l'indispensable gouvernance que requiert Copilot M365", parce que, comme je considère Copilot M365 pas comme un outil de productivité individuelle comme les autres, je l'apparente à un outil de productivité de groupe, ce qui implique une gouvernance particulière. Cet épisode 1 s’intitule donc « il est plus que temps de reprendre le contrôle de vos données ? ». Il n’est pas facile de revenir sur cette évidence car tout le monde (Microsoft et ses partenaires) communique sur cette nécessaire étape préalable au déploiement de Copilot M365. Avec l’achat de licence Copilot M365, une nouvelle page fait son apparition dans le centre d’administration M365 ; avant d’attribuer les licences aux utilisateurs, assurez-vous que l la configuration de Copilot M365 en lien avec Bing est conforme à vos souhaits.   Il est temps de reprendre en main la sécurité de vos données On parle plutôt d’exposer des données sensibles à des publics d’utilisateurs qui ne devraient pas en connaitre l’existence et en prendre connaissance. Manquer le déploiement de Copilot M365 pour des problèmes de confidentialité, c’est clairement une négligence et une négligence beaucoup plus grave qui dépasse l’utilisation de Copilot. C’est une négligence de tous les jours que les utilisateurs peuvent exploiter en utilisant le moteur de recherche. Alors, il faut se sortir de la tête la fausse bonne idée d’exclure des sites de la recherche comme je l’ai déjà indiqué avant ; faire cela revient à cacher la poussière sous le tapis et ne pas régler le problème du ménage dans les autorisations par le bon bout… Rappel, mon billet précédent cité en introduction. Cela permet d’éviter de reprocher à M365 de ne pas gérer correctement la confidentialité : j’avais déjà entendu pareil reproche dans la bouche de DSI à propos de SharePoint Server, et la réponse est toujours la même : ce sentiment est surtout la preuve de la non maitrise des fonctionnalités de partage interne, directement par les équipes IT Pro ou indirectement en raison d’un défaut d’accompagnement des utilisateurs. Comme Copilot M365 fera son traitement d’IA Gen en suivant ce que l’utilisateur a le droit de voir, la démonstration qui suit suffit à stresser une DSI qui maitrise mal les paramètres de partage interne : « taper le signe * dans la barre de recherche Organisation pour voir tout ce que vous avez le droit de voir… ». Contrairement à ce que vous avez peut-être entendu au niveau sécurisation des données, je ne vais pas commencer par vous parler de Purview. Commençons par revenir aux fondamentaux, aux mains des administrateurs Ms Teams, Viva Engage et SharePoint. Aujourd’hui, on peut constater que Microsoft a bien appris des expériences passées et a largement amélioré l’aspect self-service de SharePoint, avec la simplification de la gestion apportées par les équipes Ms Teams : le concept de portail de sites SharePoint (SharePoint Server), composé d’un site parent et de sous-sites a laissé la place au concept de « 1 site SharePoint par équipe Ms Teams ». Cette idée, géniale parce que simple, a ainsi permis de réduire un certain nombre de problèmes rencontrés avec SharePoint, même s’il subsiste toujours, par défaut, les fonctionnalités de création des sous-sites et de partage des fichiers autorisé pour les membres. Quant à la gestion des équipes Ms Teams, il demeure néanmoins un point de vérification particulier  : le fait qu’il existe des équipes Ms Teams de type public. Les dernières mises à jour concernant la sensibilisation des créateurs d’équipe sur le fait qu’« une équipe publique signifie visible aux yeux de tous » ont dû diminuer le risque d’erreur. Reste néanmoins un point d’attention quant aux équipes publiques qui existent depuis un certain nombre d’années et dont personne n’a remarqué le caractère confidentiel de certaines d’entre elles ( ?). Il n’est donc pas interdit que l’administrateur Ms Teams fasse une petite campagne d’inventaire auprès des propriétaires d’équipes Ms Teams publiques. Il remarquera également au passage s’il n’y a plus de propriétaire dans ces équipes publiques. Je vais faire la même remarque concernant les communautés Viva Engage. Là, également, la gouvernance de Yammer a nettement muté avec l’arrivée du « nouveau Yammer », devenu Viva Engage : en effet, le rôle d’administrateur de communauté, géré par l’administrateur Viva Engage, permet désormais de couper l’esprit self-service qui caractérisait l’ « ancien Yammer », dans lequel tout utilisateur pouvait créer des communautés tant privée que publique. L’administrateur Viva Engage peut donc désormais suivre ce qu’il a fait en termes de création de communautés, de nomination d’administrateur de communauté et suivre si ce paramètre de visibilité privée/publique n’a pas été modifiée. Enfin, ce questionnement s’applique t’il aussi à l’administrateur SharePoint ? La gestion des autorisations SharePoint reste la plus compliquée, même si des efforts là aussi ont été faits et que des options s’offrent à vous. La gestion des droits d’accès à un site SharePoint (sans oublier Stream : le nouveau portail Stream repose aussi sur la politique de sécurité SharePoint) est plus complexe mais se résume simplement : le paramètre de visibilité privée/publique sur un site SharePoint n’existe que pour les sites d’équipes tandis que le site de communication requiert de mettre forcément des utilisateurs dans des groupes SharePoint. Par conséquent, concernant SharePoint, le point d’attention porte sur le fait que le bouton de création de site est visible pour une création de sites en libre-service pour tous les utilisateurs (centre d’administration SharePoint) ou certains utilisateurs (groupes de sécurité via PowerShell). Si on ne veut pas se retrouver dans l’embarras de partager une information sensible pour des raisons de confidentialité, un suivi régulier des options de partage de site est une bonne résolution mais on doit surtout se poser la question si on laisse l’option de création de site disponible pour tous les modèles de site pour tous les utilisateurs (paramétrable par PowerShell), même si l’interface de création de site d’équipe a été simplifiée pour se rapprocher de l’expérience de création d’équipe Ms Teams. Pour ne pas négliger cette partie de la préparation du déploiement à Copilot M365, il y a des tâches d’administrateur de ces outils collaboratifs (Ms Teams, Viva Engage, SharePoint) et le rappel fréquent aux utilisateurs des conséquences du partage de données. Là aussi, Microsoft ne cesse de simplifier et de clarifier ce paramètre auprès des utilisateurs directement. Une fois que ce travail sera fait, vous pourrez alors utiliser Purview pour appliquer des étiquettes de confidentialité, manuelle, par défaut ou automatique sur des équipes Teams, des sites ou des bibliothèques SharePoint (donc de Viva Engage) et sur OneDrive ! Cela permet de se protéger contre les fuites de données en externe mais également en interne : par conséquent ces étiquettes vont vous permettre de compléter le dispositif susvisé. Mais, voici maintenant la dernière petite nouveauté : Copilot M365 respecte désormais scrupuleusement ces étiquettes : vous accédez à un document sensible à travers un prompt Copilot M365 et Copilot M365 vous affiche non seulement l’étiquette de confidentialité associée au document mais l’appliquera également aux nouveaux documents qu’il produira à partir de ces données ! Image tirée de https://learn.microsoft.com/en-us/purview/ai-microsoft-purview Après avoir parlé longuement de sécurité d’accès, la reprise en main de vos données ne se limite pas qu’à cela. En effet, la base du fonctionnement de Copilot M365 sera l’accès aux données et surtout aux données de qualité, présentées sous forme d’un résultat de recherche retraité sous la forme d’un texte généré. Cela signifie que l’on doit aussi parler de qualité de la donnée. La qualité de la donnée doit également être au rendez-vous avant de lancer Copilot M365 Reprendre en main les données va concerner la qualité de ces données : pas en termes de structuration de la données (cela viendra mais actuellement Copilot M365 ignore le schéma de recherche) mais en termes de pertinence au regard de la fraîcheur. Cela vous engage par conséquent à éliminer ce qui est obsolète, redondant ou de l’invisibiliser aux yeux de Copilot M365. Là encore, revient la facilité de retirer des sites non pertinents de la recherche mais je préfère retirer les droits d’accès aux « informations poubelles » (à savoir, retirer les droits de lecture). Avec SharePoint, on a un logiciel conforme à la norme ISO 15489 : cela signifie que l’on peut gérer le cycle de vie des données avec les fonctionnalités de rétention manuelle et automatique depuis de nombreuses années. Microsoft a annoncé que 2025 sera une année de décommissionnement de ces fonctionnalités historiquement intrinsèques à SharePoint aux bénéfices des fonctionnalités de gestion des enregistrements de Purview. Par conséquent, M365 reste conforme à la norme ISO 15489. Par conséquent, si vous reprendre la main sur la qualité des données, vous pouvez utiliser les étiquettes de rétention sur les bibliothèques et les types de contenu SharePoint, mais surtout, dernières nouveautés de M365, il existe un nouveau service en prévisualisation appelé M365 Archives qui permet de sortir ces données de la vue de Copilot M365. La sortie de Copilot M365 a permis de relancer les campagnes de présentation de Purview mais par où commencer ? Surtout, la sortie de Copilot M365 a permis de relancer les campagnes de présentation de Purview, ex-centre de sécurité et de conformité. Purview est puissant et vous pouvez trouver des add-ons parfois plus simples parfois encore plus puissants (il en faut pour tous les goût) pour se mettre à la protection des données aussi bien au niveau fuite de données (internes ou externes) que perte de données (destruction inopinée). Mais, le problème fondamental avec l’utilisation de ces outils Microsoft ou de tiers éditeurs (AvePoint, ShareGate, TeamsFox… n’hésitez pas à me consulter), c’est que vous ne saurez pas trop quoi en faire à partir du moment où vous ne disposez pas d’une cartographie des données sensibles et des modalités de protection à appliquer en accord avec les utilisateurs concernés. Cette cartographie des données sensibles et des modalités de protection à appliquer, c’est un élément de base de la gestion des risques qui fait, selon moi, partie de la gestion de la Conformité et de la Qualité au sens ISO des termes : c’est la raison pour laquelle j’ai suivi une formation à la norme ISO-37301 le mois dernier. Me commander un audit de 3 jours Quand à vous, il est peut-être temps de faire réaliser un audit : personnellement, je m’engage sur une formule de 3 jours pour examiner la situation et rédiger un rapport, composée de matrices de maturité et d’un plan d'action. N’hésitez pas à me consulter directement en cliquant sur ce lien . Dans le billet 2 de la série consacrée aux 4 temps à respecter pour réussir le déploiement de Copilot M365 , le sujet sera le choix des cas d’usage puisque, comme présenté en introduction, il sera question de la pertinence de l'utilisation de Copilot M365 de manière à « parvenir à amarrer Copilot M365 à la vraie vie des utilisateurs ».

Une nouvelle édition d'aMP à Luxembourg aura lieu le 12 décembre 2024. Une nouvelle édition de l'événement aMP (Azure & AI, Microsoft 365 Power Platform) à Luxembourg. Une journée complète  de partage et d'échanges animée par des experts locaux et internationaux. Deux parcours seront ouverts aux participants : Un parcours Business Un parcours Technique Ce sera un événement en mode hybride : en ligne et physique. Pour cette édition qui se déroulera en face de la gare de Luxembourg-Ville, nous serons hébergés dans les tous nouveaux locaux de DEEP (POST Luxembourg HQ), au 38 Place de la Gare, à Luxembourg. Le call for speakers ainsi que la liste des participants sont ouverts : Pour s'inscrire en tant que participant en présentiel ou via Ms Teams et YouTube, cliquer sur Inscription Journée aMP Luxembourg 12 décembre 2024 Pour soumettre une conférence (nous privilégions fortement les conférenciers participants en physique), cliquer sur aMP Luxembourg 2024: Call for Speakers @ Sessionize.com

Pour réussir le déploiement de Copilot Microsoft 365, vous pensiez avoir tout bien fait comme il faut concernant la sécurisation de vos données ?! Comme indiqué à l' épisode 1 de cette série "Avec le déploiement de Copilot M365, il est plus que temps de reprendre le contrôle de vos données ", vous avez, non seulement, pris à bras le corps le sujet de la fuite de données "en interne" et plus seulement la fuite de données vis-à-vis de l'extérieur. Sujet autrement épineux et parfois complètement occulté, Copilot M365, IA GEN qui, contrairement à son ancêtre ChatGPT ne compte pas uniquement sur le Web pour vous assister dans votre travail, travaille à partir de vos données, qu'elles soient obsolètes ou pertinemment d'actualité . Pour être efficace, Copilot Microsoft 365 requiert une bonne gouvernance des données , au si bien du point des options de partage que de l'archivage des informations qui pourraient vous induire en erreur. Une fois cette étape de remédiation des fichiers et des dossiers, l'épisode 2 "A la recherche de la productivité accrue" était dédié à l'identification de cas d'usage pertinents pour vos utilisateurs ; cette recherche de convergence entre les usages et les fonctionnalités que développent Microsoft dans ses produits a toujours été relativement présentes : les utilisateurs ont ainsi appris à décliner Excel et Access dans le cadre de leur besoin particulier mais aussi avec SharePoint, présenté depuis très longtemps comme un véritable "couteau suisse" bureautique, capable de se muer en outil de GED de référentiels, GED métiers, de plateformes collaboratives (avant l'arrivée de Teams), aujourd'hui intranet d'entreprise et support de listes Ms Teams ou base de données pour Power Apps... Copilot Microsoft 365 n'échappe pas à la règle et il ne faut donc pas s'arrêter à des démonstrations de sa valeur ajoutée par logiciel utilisateur (individuel ou de groupe) ou de conception de solution et mettre tout cela dans la perspective de processus de travail . La phase précédente était très longue ; le billet de l'épisode 2 de cette série l'était aussi puisque je l'avais scindé en deux. Passons donc à l'épisode 3 que j'ai intitulé "Et c'est seulement maintenant que tout commence..." : il concerne ce que j'appelle généralement le déploiement à l'échelle. Comme souvent avec Microsoft 365, le temps du lancement ne suffit pas pour imprimer de nouveaux usages à l'échelle et sur la durée . Comme c'est encore trop malheureusement le cas, les services IT considèrent généralement le déploiement de Microsoft 365 comme un projet uniquement technique... Du point de vue technique, passer à Microsoft 365 implique des activations de service et parfois des migrations de données. Mais une fois le projet technique passé, reste que l'organisation doit continuer à travailler son adoption, la fameuse convergence entre les usages et la plateforme d'outils . Quand la responsabilité du déploiement de Microsoft 365 passe du CIO au COO Le sujet ne regarde donc plus directement le CIO mais devient généralement celui du COO ; cela fait, par conséquent. des années que je milite pour l'intronisation du rôle de M. Mme Office 365 . Dans son champ de responsabilités, il revient à M. Mme M365 de ne pas se considérer comme un chef de projet mais comme un responsable d'un programme de logiciels, sur lequel il doit influencer, en positionnant et assumant une trajectoire d'adoption après le lancement. Il rendra compte des objectifs de transformation digitale au sein de son organisation et ne se contentera d'un rôle d'administrateur opérationnel, pour dépasser l'horrible constat de n'utiliser que 10 ou 15% des outils dont on paie malheureusement 100% de la licence... Pour ce faire, il lui faudra des métriques et des contrôles et aussi adopter la posture d'un chef d'un véritable chef d'orchestre de communautés d'utilisateurs que je range habituellement en 3 catégories : Les relais bureautiques traditionnels , qui ont fait leur apparition dans ma vie professionnelle au moment du déploiement du Pack Office Microsoft dans des organisations ou régnaient jusqu'à présent le fax et les "grands systèmes" type progiciel professionnel ou système transactionnel sur AS-400 ; formateur dans l'âme, ils prendront soin de démontrer la valeur retournée en réponse à la saisie de prompts/invites sur des logiciels de productivité individuelle ; Les champions ou ambassadeurs , apparus non pas avec SharePoint (éditions 2001, 2003, 2007, 2010) mais plutôt avec Yammer (racheté par Microsoft en 2012) et sa nécessité d'animation de réseau social participatif ; avec leur qualité d'évangéliste et de démonstrateur de pratiques collaboratives efficaces, ils compteront dans l'adoption de Copilot Microsoft 365 dans des outils collaboratifs comme Ms Teams évidemment ; Enfin, M. Mme Office 365 doit également gérés la population des "Powers Users" , ma dénomination personnelle des Citizen Developers, utilisent les outils de conception de la Power Platform, ou Excel et SharePoint, seront les premiers concernés par l'utilisation de Copilot Microsoft 365 sur ces outils de conception de solution. D'après vous, Copilot Microsoft 365 concerne laquelle de ces 3 communautés d'utilisateurs ? Et bien les 3 ! Le déploiement réussi de Copilot M365 concerne les 3 communautés relais ! Comme vous l'avez lu dans la première partie du billet - épisode 2, le déploiement de Copilot M365 regarde aussi bien les usages de productivité individuelle (Pack Office historique, Outlook, Ms Teams pour sa partie communication, Forms...) que son adoption au travers des outils de groupe (Ms Teams encore évidemment et vient depuis peut Viva Engage et très vite maintenant SharePoint). Enfin, la second partie du billet - épisode 2 (désolé mais c'était trop long à expliquer en un seul billet !!), Copilot est aussi l'assistant personnel des concepteurs de solution sur Microsoft 365. Cela signifie par conséquent que la réussite du déploiement de Copilot Microsoft 365 repose sur les 3 communautés relais, en raison de la typologie d'usage très variée qu'il permet de couvrir. Intégrer Copilot Microsoft 365 dans les dispositifs relais vous permettra de ne pas tomber dans le piège d'avoir sous-estimer la formation initiale . Copilot M365 est un outil puissant mais la science du prompt nécessite une compréhension approfondie de la façon dont Copilot le traite. Tandis que la communauté de relais bureautiques traditionnels sera axée sur "Copilot et la productivité individuelle", celle des champions - ambassadeurs sera davantage axée sur l'adoption de Copilot M365 dans les outils collaboratifs pour transformer les usages ; ces deux communautés pourront adresser un accompagnement auprès des utilisateurs finaux sur une vision intégrant Copilot M365 dans leur journée de travail bureautique. Relais bureautiques et champions - ambassadeurs encourageront cette adoption en résolvant les problèmes rapidement , sans passer par la case Help-Desk. Les communautés de Champions - ambassadeurs et de Powers Users mesureront davantage l'impact sur les Processus Métier , Comme Copilot peut modifier la façon dont les tâches sont accomplies, Copilot Microsoft 365 leur permettra de remettre en cause les façons de faire en place et de les adapter en conséquence. En revanche, concernant spécifiquement la communauté des Power Users, en plus du challenge du partage d'expérience, composante essentielle de la conduite du Changement, les Power Users seront les premiers à pouvoir communiquer sur les plus grands avantages obtenus dans l'utilisation de Copilot dans le remodelage des outils de travail . Il reviendra donc aux 3 communautés d'organiser des sessions de démonstration, de formation, de questions/réponses  pour les utilisateurs de leur partager les meilleures pratiques. La méthode "Mettre à disposition et attendre" ne permet pas d'atteindre les meilleurs résultats L'adoption de Microsoft 365 passe par avec des temps d' autodiagnostic et d'inspiration ; Copilot Microsoft 365, qui peut être partout, n'échappe pas à la règle et on ne doit pas se contenter de mettre à disposition et d'attendre. Copilot Microsoft 365 n'échappe pas non plus à devoir figurer dans la vitrine des usages Microsoft 365 , en partageant non seulement les objectifs initiaux et les étapes du déploiement mais surtout les réussites et les façons d'y parvenir. La vitrine des usages Microsoft 365 est une façon inestimable de partager le retour sur Investissement (ROI) évalué ; pour y parvenir, il faudra définir les indicateurs clés de performance (KPI) à obtenir pour mesurer l’efficacité de notre déploiement de Copilot Microsoft 365. Pour suivre les gains de productivité, il n'est pas interdit de mesurer le temps de traitement SANS Copilot puis le temps de traitement AVEC Copilot, sans oublier d'intégrer le temps économisé dans le traitement des cas et des erreurs ! Ces indicateurs seront utilisés pour estimer la qualité de la gouvernance fonctionnelle , garante de la feuille de route au niveau adoption. Voyons donc le sujet de la gouvernance générale dans le 4e et dernier billet de la série dédiée à la réussite du déploiement de Copilot Microsoft 365.

Ceci est la seconde partie du billet sur les cas d’usage de Copilot Microsoft 365 . Dans la première, je vous ai partagé des exemples de productivité apportée par l’utilisation de Copilot Microsoft 365 dans des scénarii de productivité individuelle (le pack Office historique, Outlook inclus) puis dans le cadre de scénarii de productivité au travers d’outils de productivité de groupe, comme Ms Teams, SharePoint et Viva Engage. Surtout, je me suis aperçu qu’il était d’autant plus pertinent d’additionner les exemples d’utilisation qui constituent un ensemble d’actions dans différents étapes d’un flux de travail, pour convaincre de la pertinence d’utiliser Copilot Microsoft 365. Pour convaincre nos utilisateurs, intéressons nous à leur organisation de travail et ne nous contentons pas d’exemples isolés et des exemples que Microsoft a heureusement listé sur cette page en guise d’inspirations. Dans cette seconde partie, nous bougeons le curseur encore d’un cran, en listant les cas d’utilisation de Copilot Microsoft 365 au service : des concepteurs de solutions réalisées depuis la Power Platform, des administrateurs Microsoft eux-mêmes ! Copilot Microsoft 365, un assistant impliqué dans la conception de solutions Pour démontrer la valeur de Copilot Microsoft 365, il est aussi temps de parler de Copilot M365 au service des outils de la Power Platform car Copilot Microsoft 365 constitue aussi une solution d’accélération de productivité dans des scénarios de conception de solutions réalisées depuis la Power Platform. À partir du moment où votre administrateur Microsoft 365 a attribué à un utilisateur une licence Copilot Microsoft 365 ainsi que des licences Power Apps, Power Automate, Power BI, cet utilisateur se retrouve dans la possibilité non seulement d’utiliser mais également de créer ses propres solutions sur la Power Platform : des applications avec Power Apps, des flux de travail et de notification avec Power Automate et des tableaux de bord avec Power BI... Copilot Microsoft 365 se décline également en assistant pour Power Pages et pour Power Virtual Agents, rebaptisé Copilot Studio fin 2023, avec l’arrivée de Copilot Microsoft 365. L’utilisation de l’IA générative pour la conception de solution n’est pas nouvelle en soi car Copilot a fait ses débuts sur Visual Studio pour aider les développeurs dans leur productivité. Mais revenons à la conception de solution avec la Power Platform, tous ces outils regroupés sous la bannière de Power Platform partagent un objectif ambitieux : celui de permettre la conception de ces solutions, en « modes No Code et Low Code », à une population d’utilisateur appelée « Citizen Developers ». Personnellement, j’appelle « Power User » un Citizen Developer qui utilise la Power Platform pour participer activement à la transformation digitale de son organisation. La Power Platform possède l’ambition de faire participer les métiers très activement , au travers du profil des Power Users, La raison est la suivante : le Power User connait les données avec lequel il travaille mais aussi les flux d’information et les règles « métier ». Ceci n’est pas chose nouvelle : Microsoft aime les Power Users depuis très longtemps. Des logiciels comme Excel, Access, mais aussi SharePoint ont déjà permis par le passé de créer des solutions personnalisées, par paramétrage (No Code) et plus rarement par ajout de code (VBA, JavaScript, JSON…) (passages tirés de mon livre "SharePoint et la Power Platform" ). Avec Copilot Microsoft 365, Microsoft tient l’opportunité de simplifier la prise en main de la Power Platform, pour les Power Users mais également pour les Pro Dev de la Power Platform, indispensable gardien de la gouvernance applicative de la Power Platform. Avant l’arrivée de cette IA générative, Microsoft ne possédait à son arc que la capacité à offrir à ses utilisateurs qu’une UI de studio simplifiée puis pour l’apprentissage du Low Code, des centaines de pages de contenu de formation en ligne (je crois savoir que Microsoft compte parmi les plus importants éditeurs de contenu en ligne). L’idée de déployer Copilot Microsoft 365 dans les studios de conception de la Power Platform est bien de parvenir à encore abaisser la barrière à l’entrée, en rendant les concepteurs plus rapidement efficaces sur la production de ce que l’on appelle le « Low Code », sur le même modèle que pour les développeurs utilisant Copilot dans Visual Studio ! L’intérêt de Copilot Microsoft 365 est donc d’assister le concepteur dans la génération du code mais également d’assister le concepteur dès le démarrage ! C’est la raison pour laquelle, on trouve dès les pages d’accueil des applications une invitation à définir le besoin fonctionnel de la solution à créer. Dans Power Apps Dans Power Apps, Copilot M365 est en mesure de créer la source de données en Dataverse puis le premier ensemble d’écran lorsque l’on démarre de rien (devraient venir prochainement les sources de données SharePoint et Excel sur OneDrive). Vous aurez ensuite le loisir de bénéficier de Copilot Microsoft 365 comme assistant de constitution et d’explication de formules dans le studio. Enfin, Power Apps ne permet pas (encore) d’appeler Copilot M365 en tant que « contrôle », i.e. objet fonctionnel à insérer dans l’écran. Je pense que cela viendra assez vite. Dans Power Automate Dans Power Automate, Copilot Microsoft 365 invite à décrire le flux recherché pour filtrer le contenu de sa galerie de  modèles. Une fois dans l’écran de conception du studio, Copilot Microsoft 365 apparait lui aussi comme assistant de constitution de solution et d’explication sur le code. Enfin, pour l'heure, Power Automate possède déjà ses actions Copilot Microsoft 365 ! Dans Power BI Dans Power BI, peut être l’outil de la Power Platform le plus connu et utilisé car le plus ancien (2015). Pour ce qui concerne l'utilisation de Copilot pour Power BI, vous le retrouverez aussi bien sur Power BI Desktop... ... que sur Power BI Online, dans son rôle d'assistant à la conception de constitution de solution et d’explication sur le code. Comme vous pouvez le lire, dans mes écrans, un certain nombre de conditions d'autorisation doit être levé pour faire fonctionner Copilot pour Power BI : voici l'URL de la documentation officielle qui vous les présente . Dans Power Pages Venons-en à Copilot Power Pages, le moins connu car aussi le plus récent. Lui aussi vous accueille avec une page de prompt vous invitant à décrire quel site internet ou extranet vous souhaitez créer.   La puissance de Copilot Power Pages est également orientée pour aider à la production du Code, qui est « le plus indispensable et le plus complexe à ajouter pour créer ses pages ». J’entends par cette formule que Power Pages est le plus récent des outils de la Power Platform et qu’il est à la traîne pour ce qui concerne la proposition d’une expérience de conception à la portée d’un Power User : lorsque l’on est un Power User, Power Pages ne permet pas d’aller très loin en mode No Code et il faut rapidement se lancer dans le mode Low Code de Power Pages avec l’aide de Copilot Microsoft 365. Dans Copilot Studio, ex Power Virtual Agents Enfin Copilot Studio est la version modernisée par l’arrivée de l’IA de Power Virtual Agents début 2024. Copilot s'invite évidemment comme assistant Low Code. Mais ce n'est pas tout : tandis que Power Virtual Agents permettait de créer des, des chatbots prédictifs , i.e. des agents conversationnels instaurant un dialogue homme/machine basé sur un arbre de condition, de déclencheurs et d’action définis, Copilot Studio permet d’appeler l’IA générative et le modèle de LLM de Copilot M365 ou d’autres modèles, comme une "action de chatbot". Un Power User est rapidement en mesure de créer et de déployer un chatbot spécialisé sur une documentation de support helpdesk ou RH ou IT qui serait hébergé sur SharePoint, sans nécessairement avec besoin de plus que de suivre une série de 3 étapes. Néanmoins, les différentes mises à jour de Copilot Studio ont permis de l’amener à se rapprocher de Power Apps et de Power Automate dans le sens vous allez bénéficier de l’assistance de Copilot M365, au démarrage puis au cours de la conception de vos chatbots.   Voilà donc autant d’exemples qui peuvent justifier d’utiliser l’IA générative au sein du Modern Worplace de Microsoft 365 : avec Copilot, les cas d’usages se sont enrichis par rapport à ce que l’on peut demander à ChatGPT, à savoir retrouver de l’information, la raffiner ou la développer. La conception de solution est une facette qui démontre la richesse de l’apport de Copilot Microsoft 365 et nous en sommes probablement qu’au début :peut-on rêver d’un jour que l’IA générative puisse nous assister dans un projet d'intégration Outlook / Bookings / Power Automate / Workdays... Copilot Microsoft 365 au service de l'administration Microsoft 365 Enfin, si on doit encore trouver des justifications à adopter Copilot, passons au 4e type de cas d'usage de Copilot M365 qui concerne l'administration de M365. Cette fois, les cas d’usages ne sont pas seulement ceux de l’utilisateur de Microsoft 365, sur ses outils de productivité individuels ou de groupe, au moyen d’une utilisation isolée ou en suivant une démarche en processus de travail plus complet ( retour sur la partie 1 de ce billet ). Les cas d’usages ne concernent pas non plus ceux qui intéressent le Power User, impliqué dans la digitalisation de ces processus et qui trouvera pratique que cet assistant l’assiste dans la conception de ses solutions. La quatrième et dernière catégorie des cas d’usage de Copilot M365 regarde un nouveau type d’utilisateur : l’administrateur Microsoft 365. En conclusion de mon livre sur la gouvernance de Teams et de SharePoint paru en 2019 , j’appelais de mes vœux qu’un jour, dans un futur indéterminé, qu’un chatbot viendrait aider les administrateurs dans leur mission de configuration et de surveillance des espaces collaboratifs et du centre de conformité devenu Purview. Nous n’en sommes pas encore tout à fait là mais Microsoft en a déjà fait prendre le chemin à Copilot. L'utilisation de Copilot pour la Power Platform... au service de la gouvernance de Microsoft 365. Il n’est pas toujours connu que la Power Platform, évoquée plus haut permet de créer des applications au service de la gouvernance de Microsoft 365 : en effet, il est possible de créer des solutions Power Platform au service de la gouvernance des équipes Teams, de SharePoint et des applications Power Platform, donc sa propre gouvernance. Il existe des actions de flux Power Automate et des tableaux Power BI qui permettent de compléter respectivement les notifications et les rapports des centres d’administration de la Power Platform. Le centre d’Excellence Power Platform constitue la vitrine de cet axe d’utilisation de la Power Platform et l’arrivée de Copilot dans la Power Platform va permettre à des administrateurs de se transformer en concepteur de leur propres solutions au service de leur mission opérationnelle. Dernier point concernant l’utilisation de l’IA générative au service de l’administration de M365 : je dois mentionner l’arrivée de Copilot for Securities. L'exemple de Copilot for Security Copilot for Security n’est pas un Copilot M365 dans le sens où il couvre davantage que Copilot Microsoft 365 et qu' il n'est pas inclus dans l'abonnement de Copilot M365 : Copilot for Security couvre les logiciels présents Defender XDR, Unified SOC Platform, Purview, Entra, Intune qui œuvrent pour la sécurité de M365. Le monde digital connait actuellement une guerre où les attaques sont quotidiennes. Les enjeux de sécurisation de nos données sont à un tel point que l’IA constitue une réponse à des cyberattaques qui font déjà appel à l’IA ! Copilot for Security permet donc d’assister l’administrateur de la sécurité dans la détection toujours rapide et le traitement plus efficaces des tentatives ciblant nos données ou notre continuité opérationnelle : voici le lien vers la page de documentation officielle. On peut imaginer que les administrateurs Microsoft 365, Teams, SharePoint, Power Platform et Power BI, qui sont faces à des centres d'administration complexes bénéficient à leur tour d'un assistant Copilot M365. Ce billet constituait la deuxième partie du temps consacré aux cas d’utilisation de Copilot Microsoft 35 à la recherche d’une productivité accrue, dans une époque où la productivité bureautique est faite de temps passé à chercher l’information fiable, dans un contexte de flux de données toujours plus important et à 80% non structuré... En conclusion, sur le temps 02. consacré aux cas d'usage Comme a pu le dire Jared Spataro, vice-président de Modern Work and Business Applications chez Microsoft, "l'IA va nous aider à surmonter une grande partie de cela et nous permettre de nous concentrer à nouveau sur les choses qui comptent le plus" ou Nate Boaz - VP of People Strategy at Microsoft, "l'IA va supprimer le travail superficiel afin que les humains puissent faire le travail en profondeur dont nous aspirons vraiment". Tous les cas d’usage survolés dans ces 2 billets prouvent que l’IA générative au service du Modern WorkSpace constitue une chance et non une menace pour les organisations. Des craintes ont évidemment percées sur la disparition de l’emploi que provoquerait l’IA Gen dans les organisations, ceux à quoi j’ai l’habitude de répondre : "Levez le doigt les personnes qui disposent d'un(e) assistant(e) !" . Rappelons que Copilot Microsoft 365 se positionne avant tout comme un outil de productivité, s'adressant en grande majorité à des collaborateurs qui ne disposent pas d'assistant(e). Et ceux qui se font assister ne devraient pas remplacer leurs précieux collaborateur(s)/trice(s) par une licence Copilot Microsoft 365, même si les 30 euros par mois de la licence pourraient être mis en comparaison au coût mensuel d’une assistante (@Alexandre Piatetsky s’était livré à un exercice qui rapportait les 30 euros mensuels à un crédit de temps en fonction de sa rémunération : "pour un pdg, 30 euros, c’est … ; pour sa secrétaire,  30 euros, c’est … mn"). Alexandre avait raison de tenter la démonstration pour démontrer combien en ces circonstances, pareil raisonnement doit être remis en contexte sérieusement… « Soyons sérieux » également dans l’identification de la valeur ajoutée que va opérer le déploiement de Copilot M365 dans une organisation : la qualité de l'adoption de Copilot M365 dépend évidemment de la maturité de l'adoption initiale de Microsoft 365. Par conséquent, voyons désormais le troisième temps d’un déploiement réussi à l'échelle de l’organisation de Copilot M365 dans le prochain billet.

Après le billet inaugural de la série que j'ai résumé "" Avec le déploiement de Copilot M365, il est plus que temps de reprendre le contrôle de vos données... ", il était question de veiller à limiter la portée de l'IA pour rester dans les limites de ce que l'organisation doit exposer à chacun de ses utilisateurs. Dans cet épisode 2. le temps est venu d'explorer la puissance de l'IA générative en trouvant des cas d’usages pertinents qui justifient le coût mensuel de l’abonnement à Copilot, estimé prohibitif par certains à son lancement. Comme Jean-Marc Touzard le mentionnait dans un commentaire sur un de mes précédents billets sur LinkedIn, le déploiement de Copilot Microsoft 365 demande une préparation "comme lorsque l'on s'apprête à partir en randonnée". Si on part sans préparation, on risque de errer longtemps avant de savoir ce que l'on cherche. Pour réussir le déploiement de Copilot Microsoft 365, il va donc falloir partir à la recherche et démontrer la plus-value. Que cherche-t-on à obtenir en introduisant une IA générative dans le Modern WorkPlace Microsoft 365 ?   Avec son Pack Office originel, Microsoft permettait à chacun d'optimiser sa productivité au bureau et, plus loin que je m'en souvienne, le premier slogan que Satya Nadella a martelé en arrivant à la tête de Microsoft il y a maintenant plus de 10 ans, était que la mission de Microsoft était de permettre à chaque collaborateur de devenir plus efficace pour que chaque organisation gagne en productivité. D'ailleurs, pour ceux qui s'en souviennent : quel était le nom de ce service Cloud avant de s'appeler Office 365 ? Il s'appelait "Business Productivity Online Services" ! Je remercie Brice Meye r  à qui j'ai emprunté la photo publiée dans un post LinkedIn. Et puis, la devise maîtresse de Microsoft 365 s'est ensuite mutée en un slogan ultra court : "Trust", pour résumer toute la crédibilité de Microsoft à sécuriser Microsoft 365 au-delà de ce que nous pouvions faire dans le monde Server. Avec le déploiement de Copilot Microsoft 365, nous assistons à un renouveau dans la quête d'une productivité améliorée. L'idée fondamentale est que le succès de l'adoption de Copilot Microsoft 365 repose sur l'adoption efficace de Microsoft 365 lui-même. Quelle évidence : l'idée fondamentale est que le succès de l'adoption de Copilot Microsoft 365 repose sur l'adoption efficace de Microsoft 365 lui-même. Le seigneur de La Palice n'aurait pas pu exprimer cette vérité plus clairement. Au moment de rechercher ces cas d'usages, reposons-nous donc la question de ce qu'est la productivité Microsoft 365. Comme rappelé plus tôt, Microsoft est historiquement fournisseur de logiciels bureautiques, comme autant d'outils de productivité individuelle : Excel, PowerPoint, Word, Outlook... J’en veux pour preuve que, si une personne veut être plus efficace avec l’utilisation de ces logiciels, il lui suffit de suivre une formation individuelle. Avec l'arrivée de SharePoint en 2001, c'est le premier logiciel de groupe qui fait son apparition dans le monde des produits Microsoft : SharePoint, "point de partage" en français, avait vocation à remplacer le serveur de fichier avec des fonctionnalités de gestion documentaire supplémentaires, puis SharePoint s'est enrichi avec la capacité à offrir une plateforme de sites collaboratifs sociaux avant de devenir l'outil d'intranet numéro 1 dans le monde. Aujourd'hui, c'est évidemment Microsoft Teams qui symbolise l'essence même du logiciel de groupe  ; reprenant les fonctionnalités de communication de Skype, il s’est vu adjoindre le concept d’espace d’équipe et de celui de hub de logiciels de groupe comme Viva Engage, Planner/Tasks ou WhiteBoard... Pour identifier les cas d'usage pertinents, je vous propose de les classer en distinguant les scénarios d’utilisation suivants de Copilot Microsoft 365 : 1.     Copilot Microsoft 365 et les outils de productivité individuelle, 2.     Copilot Microsoft 365 et les logiciels de productivité de groupe, 3.     Copilot Microsoft 365 et la digitalisation de processus, 4.     Enfin, Copilot Microsoft 365 peut aider à la productivité des personnels qui administrent Microsoft 365. ATTENTION : comme ce billet est assez long, il est coupé en 2 parties. Commençons par des cas d'usage simple au service de la productivité individuelle et comment accompagner le déploiement. 1. Copilot Microsoft 365 et les logiciels de productivité individuelle Les premiers cas d'usage vont évidemment de troquer son utilisation du moteur de recherche classique contre l'utilisation de l'IA générative. Personnellement, je ne supporte plus de devoir éplucher un résultat de rechercher en passant en revue un catalogue de réponses, sous forme d'une liste. On reprochait à ChatGPT 3.5 de ne pas mentionner les sources qu'il utilisait pour générer ses réponses structurées, tandis que le nouveau Bing , intégré à Edge , les affichait. On ne peut donc nier que l'IA a modifié la navigation sur le Web, au point que Google en a été considérablement ébranlé depuis la fin de 2022. Dans Microsoft 365, on va pouvoir demander de lister les fichiers qu’un collaborateur nommé a partagés avec vous au cours des deux dernières semaines. En 2023, les premières démonstrations de Copilot M365 sont étendues à Outlook , formidable outil de messagerie e-mail qui a permis de diminuer la dépendance aux courriers papier et au fax mais considéré parfois par erreur par certains comme un outil de collaboration alors qu'il constitue l'outil de productivité individuel qui a généré le plus de problèmes de communication, de coordination et de suivi au sein des organisations. On croule sous les e-mails et un des moteurs du rapprochement entre Microsoft et OpenAI est l'observation que la surcharge d'informations pose un gros problème en termes de pertinence et de qualité. Le bénéfice de l'utilisation de Copilot Microsoft 365 pour Outlook va être perçu dès lors que l'on permet de réduire le temps à passer à traiter ses e-mails, à y faire des recherches évidemment pour obtenir des réponses sous la forme de génération de texte préparé pour composer le corps d'un message, en suivant vos recommandations sur la clarté et le ton recherchés. Cette capacité à développer du texte, de faire des résumés, des listes à puces, des tableaux se répercute dans Ms Word et OneNote . Dans PowerPoint, Copilot Microsoft 365 devient votre assistant pour concevoir la structure en diapositives et fait de l'insertion d'images. Enfin, Copilot Microsoft 365 dans Excel est encore en rodage : il ne faut pas oublier que Copilot vient de la technologie ChatGPT et donc du Web. Les développeurs Microsoft œuvrent pour l'adapter au monde du tableur : Copilot ne fonctionne qu'avec des données structurées en tableau et ne travaille pas dans des feuilles de graphique ou des macro... Mais comme les prompts suggérés sur sa page d'accueil, Copilot Microsoft 365 permet aussi de vous assister dans l'organisation de votre journée de travail. En plus de la génération de contenu, nous voyons que Copilot pour Outlook accède aussi à votre calendrier et à celui de vos collègues, seulement lorsqu'ils sont exposés évidemment, pour vous faire gagner du temps pour vous synchroniser avec vos collègues : «  trouve moi 1 heure pour organiser une réunion entre nous …  ». Pour réussir le déploiement de Copilot Microsoft 365 dans un scénario de productivité individuelle, Microsoft multiplie les exemples de prompts ou les explications, comme ceux que je vous ai partagés dans les captures d'écrans insérées ci-dessus. Ensuite, l'utilisateur va devoir rapidement y trouver son intérêt et capitaliser sur les cas d'usages qu'il aura estimé intéressant : la bonne idée est d’enregistrer comme favori les prompts à réutiliser. Actuellement, il n’est possible d’enregistrer comme favori que des prompts suggérés par Microsoft et il n’est pas possibles d’enregistrer comme favori ses prompts personnels : j’ai trouvé mais non testé une solution sur " GitHub.com ". Personnellement, je verrai bien cette bibliothèque de prompts enregistrée sur OneDrive... Passons maintenant au cas de productivité complexe avec les outils de productivité de groupe. 2. Copilot Microsoft 365 et les logiciels de productivité de groupe Microsoft 365 est un Digital Workplace, dans lequel la dimension Productivité de groupe explose avec la multiplication des outils collaboratifs avec SharePoint, Yammer devenu Viva Engage, évidemment MS Teams. Ms Teams est la version moderne de Skype for Business et Copilot Microsoft 365 va apporter des fonctionnalités inédites peut assister chaque collaborateur dans le suivi des activités Ms Teams, en termes de coordination et de synchronisation. Là aussi, vous pouvez vous inspirer des suggestions de prompts. Le cas d’usage suivant, relatif aux réunions, a le mérite d’être très simple et très pratique : «  liste quand on a parlé de moi dans les réunions que j'ai manquées ». Capitalisant sur les transcriptions des réunions auxquelles vous étiez invités uniquement, Copilot Microsoft 365 démontre sa valeur même lorsque vous n’êtes pas présent. Le prompt suivant permet, pour une réunion enregistrée, de « lister les éléments d’action . ». Plus ambitieux encore, vous pouvez lui demander de repérer des moments durant les réunions où on évoque des problèmes particuliers et d’y proposer des solutions : vous ajoutez à l’intelligence collective la puissance de l’IA générative lesquelles capitalisent sur l’expérience de l’organisation. Dans Viva Engage et dans SharePoint, la dimension coordination n’est pas présente et les suggestions de Copilot M365 ne sont uniquement adaptées que pour la génération de contenu. À ces logiciels, il revient d’ajouter des logiciels de productivité individuelle qui ont progressivement muté pour offrir des fonctionnalités de collaboration pour faciliter le travail de groupe  : OneNote, Forms, pour ne citer qu’eux, sans oublier la gestion des tâches qui se déclinent désormais en To Do et Tasks. Tous ces logiciels se retrouvent concentrés dans les fonctionnalités d’équipe Ms Teams, dans lesquelles la génération de contenu est au service des membres d’une équipe, à condition que chacun en possède la licence évidemment. Mais entrons maintenant dans des promesses autres : celles que l’IA générative va pouvoir vous assister dans une série de tâches à cheval sur plusieurs logiciels qui concerne tout ou partie d’un processus de travail bureautique. 03. Copilot Microsoft 365 et la digitalisation des processus Dans ce paragraphe, on ne va plus parler uniquement seulement de l’utilisation d’un prompt par-ci par-là, au travers de Microsoft 365. Pour prouver la valeur dégagée par l’IA générative de Copilot Microsoft 365, vous allez devoir vous intéresser à son effet sur une série de prompts dans différents logiciels composants de la suite Microsoft 365 , entrant dans la composition d’un processus de travail. Enfin, pour démontrer la valeur de Copilot Microsoft 365, il sera aussi temps de parler de Copilot Microsoft 365 au service des outils de la Power Platform , facteur d’accélération de la digitalisation des organisations.   a)    L'addition de cas simple pour exécuter tout ou partie d'un travail de groupe  Comme vous l’avez probablement compris, pour convaincre de l‘intérêt de Copilot Microsoft 365, vous allez devoir vous intéresser aux processus de travail de vos collaborateurs. En effet, Copilot Microsoft 365, même s’il présente actuellement des degrés de maturité par forcément homogène (Copilot pour Ms Excel cité plus haut n’est pas encore abouti), doit être mis en perspective par rapport à une série de tâches entrant dans la composition d’un travail plus global. Avec Microsoft 365, cela a toujours été vrai : pour l’adopter, il faut parvenir à faire converger les usages des utilisateurs avec les fonctionnalités de la plateforme de logiciels.   Prenons, comme premier exemple, le cas d’un travail de réalisation d’une offre commerciale. Je vais tout d’abord recevoir une demande après une réunions Ms Teams avec un prospect. Si je n’ai pas pris de notes de réunion, je vais pouvoir demander à Copilot de m’extraire des informations depuis le transcript de réunion Ms Teams Ensuite, je vais demander à Copilot M365 de faire une recherche permettant de capitaliser sur des offres passées : parmi les réponses, un document source cité va m’inspirer... ... puis je vais ainsi pouvoir demander à Copilot Microsoft 365 de réécrire et de développer un passage de l’offre passée qui est en lien direct avec l’offre que je dois rédiger dans un nouveau document. Une fois dans Word, je vais pouvoir demander à Copilot pour Word de développer des paragraphes, toujours sur le modèle de prompt de génération de texte. Une fois que mon texte est en place, je peux opter pour une présentation de mon offre dans un formalisme moins littéraire et décider de produire une offre dans le format de diapositive PowerPoint : il suffit de demander à Copilot pour PowerPoint de réaliser une présentation à partir du fichier Word en indiquant le nombre de diapositives et les thématiques principales que nous souhaitons voir indiquer dans les titres des diapositives. À noter que le bandeau jaune comporte une mention liée à la sensibilité : comme le document initial Word disposait d’une étiquette de sensibilité interdisant le partage externe, le nouveau fichier PowerPoint hérite des mêmes propriétés de sécurisation et il est lui aussi limité en termes de fonctionnalité de partage. Enfin, une fois la présentation PowerPoint finalisée, nous pourrons demander à Copilot pour Outlook d’«  initier la rédaction d’un e-mail pour ce prospect en indiquant le contexte d’une proposition commerciale jointe au corps du message  ». Pour l’e-mail comme pour le reste de ce que Copilot aura préparé, vous aurez alors tout le loisir de vérifier la qualité des brouillons proposés, pour les adapter si besoin : pour démontrer la valeur, il ne faut pas hésiter à mesurer le temps gagné par rapport à la réalisation de ces tâches sans Copilot et à comparer la qualité des documents obtenus . Depuis ces débuts, Copilot a été présenté avec « l’option Copilot Sales », avec une interconnexion avec Dynamics 365 ou SalesForce, pour permettre à Copilot de connaitre le contexte exact d’un client et de son historique de commandes, au-delà des échanges par e-mail. L’effet de la présentation de Copilot n’en était, très justement, que des plus impressionnant. Continuons avec l’idée de démontrer la valeur de Copilot Microsoft 365 selon la vision en processus de travail, basée sur des scénarios d’utilisation complet (User story), pour un type de profil particulier (Personae). Je vais par conséquent reprendre le déroulé d’une démonstration faite par une éminente conférencière de la communauté des conférenciers Microsoft, en la personne de Fiona Fruhinsholz lors d' aMS Strasbourg (07h47.38) dans un scénario en rapport avec un processus RH : en effet, Fiona souhaite réaliser le recrutement d’un nouvel élément dans son équipe. Pour ce faire, elle procédait comme suit : 1. Demander à Copilot Microsoft 365 ou de Bing de préparer le descriptif de l’offre d'emploi ; même à partir d’internet, cela donnera de bons résultats que Fiona sera alors en mesure d’améliorer à sa guise, avant sa publication ; 2. Ensuite, elle proposait à Copilot Microsoft 365 d’analyser le(s) Cv(s) et lettre(s) de motivation reçus pour obtenir l’appréciation de Copilot Microsoft 365 sur l’adéquation du Cv / des Cvs avec le descriptif de l’offre d’emploi publiée. À noter que Copilot Microsoft 365 est spontanément enthousiaste sur la qualité des CV examinés mais il sait donner une appréciation entre plusieurs CVs. 3. On peut ensuite demander à Copilot Microsoft 365 de préparer des questions à poser pendant l’entretien de la ou des personnes pré sélectionnées. 4. Enfin, on peut demander à réaliser la version finale de la job description personnalisée pour correspondre aux compétences et à l'expérience du candidat sélectionné. Enfin, j’ajoute que, prochainement, SharePoint sera en mesure de réaliser le site de bienvenue pour le nouveau collaborateur à partir de la « job description » et d’un petit texte de présentation que le nouveau collaborateur aura envoyé par e-mail. La valeur de Copilot Microsoft 365 va apparaitre des plus évidentes dès lors que vous allez vous intéresser au processus de travail de vos utilisateurs de Microsoft 365. Microsoft vous aide en mettant à disposition une galerie de pareils scénarios de manière à vous inspirer : cette étape constitue selon moi l’étape cruciale d’une « adoption de Copilot Microsoft 365 qui devient professionnelle ». Voici le lien vers la Microsoft Copilot Scenario Library – Microsoft Adoption . En conclusion de cette première partie de ce billet dédié aux cas d'usage. je vous partage maintenant deux remarques qui découlent de cette étape : La confirmation que la bibliothèque de prompts , évoquée plus haut comme « personnelle », doit pouvoir se décliner en bibliothèque de prompts d’ équipe car vous pouvez tout à fait travailler en processus, seul mais aussi à plusieurs ; cette bibliothèque de prompts d’équipe permettra de partager le plus rapidement les prompts plus utiles et efficaces entre collègues impliqués dans le même processus  ; Comme il s’agit désormais d’ enchainer des prompts (dans l’exemple précédent, sur Copilot Microsoft 365, puis sur Word, puis sur SharePoint), il peut être intéressant de voir arriver une fonctionnalité qui permettra de les enchainer sur les différents outils à partir d’un prompt produit depuis la page de Copilot Microsoft 365 « peux-tu me résumer le /CV de ma nouvelle collaboratrice, me créer une page de site SharePoint pour la présenter dans la section Nouveaux arrivants, y adjoindre le texte de présentation personnelle et la photo reçue en pièce jointe de cet /e-mail » ; pour l’instant, il n’est donc pas possible de faire un prompt qui se décline dans les logiciels concernés , même en les nommant uns à uns, comme si nous l’enregistrions comme à l’aide d’une macro Excel il vous faudra patienter et enchainer les prompts dans les différents outils. Comme vous voulez le constater ci-dessous, actuellement, Copilot ne prend pas en main l'ouverture des logiciels. Dans la seconde partie de ce billet , je continuerai de développer la valeur ajoutée de Copilot Microsoft 365 apportées au travail vu en processus avec, cette fois, Copilot Microsoft 365 qui sera utilisé avec les outils de la Power Platform*. * Pour ceux qui ne connaissent pas du tout ou pas bien les logiciels qui composant la Power Platform, j’ai publié un livre intitulé « SharePoint et la Power Platform » . La suite de ce billet ici ...

C'est parti pour la fonctionnalité tant attendue depuis l'annonce en 2023. La coédition sur les pages et les actualités est une fonctionnalité qui est disponible pour les early-adopters sur les Tenants en Europe.

J'ai entendu et parfois lu, ici ou là, même chez les experts de chez Microsoft qu'il serait intéressant, dans le cadre du déploiement de Copilot M365, d'utiliser la fonctionnalité d'exclusion de site SharePoint des index de recherche. Personnellement, je n'appliquerai pas ce conseil et je vous explique, dans ce billet, pour quelles raisons, au contraire, je combats cette idée. Le paramètre servant à exclure un site de la recherche Il existe, depuis l'édition SharePoint 2013, un paramètre qui sert à exclure, un site, des index de recherche : il suffit alors à un propriétaire de site de se rendre sur la page "Paramètres de site" puis sur "Disponibilité du mode hors connexion et de la recherche" (Bloc de menu "Rechercher") pour atteindre la case à cocher servant à retirer l'affichage de ce site dans les résultats de recherche. Ce même paramètre existe également au niveau d'une bibliothèque ou d'une liste ; le propriétaire de la liste ou de la bibliothèque doit alors se rendre sur la page de paramètres avancées pour retrouver cette même option, comme ci-dessous. Ce paramètre n'est donc pas nouveau : ce paramètre permet de passer outre la gestion des accès utilisateur et donc de ne plus pouvoir l'exploiter dans les pages de résultats de recherche. Quand exclure un site, une bibliothèque ou une liste des résultats de recherche ? "Quand utiliser cette fonctionnalité d'exclusion de site des index de recherche", me demandez-vous ? Exclure un site de la recherche, cela permettrait d'ignorer, dans les résultats de recherche, un site passerelle, de type portail sans contenu, un site plus utilitaire comme la recherche ou la conformité sur SharePoint Server ; Exclure un site de la recherche, cela permettrait de créer un site fantôme, comme. un site de communication de crise, auquel on n'accèderait que par la navigation mais qui ne laisserait aucune trace dans les résultats de recherche, et qui sera alors facile d'enfouir au moment de la fin de l'utilisation. "Quand utiliser cette fonctionnalité d'exclusion des index de recherche concernant une bibliothèque ou une liste", maintenant ? Dans le cas d'une bibliothèque, cela permet de réduire le bruit dans les résultats de recherche, par exemple d'ignorer, dans les résultats de recherche, la bibliothèque de pièces jointes de sites dans laquelle sont stockées les logos de site et les images chargées sur vos pages, actualités et événements ; Dans le cas d'une liste, cela permet de masquer de la recherche des sources de données SharePoint utilisées dans Power Apps ; c'est une façon de masquer l'existence de cette liste des résultats de recherche et de garantir que nos utilisateurs n'éditent pas les éléments directement dans les listes SharePoint (il est important de noter qu'exclure une liste ou une bibliothèque de la recherche ne dégrade en rien la performance de recherche et de galerie Power Apps qui utilisent des fonctions de filtre). Comme Copilot M365 traite le prompt de tout utilisateur M365 en passant par le graphe Microsoft M365 contextualisé de celui-ci, le site SharePoint ou la bibliothèque SharePoint absents de la recherche ne sont alors pas utilisés dans la génération de texte proposée de Copilot M365. Or, je trouve que remettre en lumière ce paramètre SharePoint ne me semble absolument pas opportun dans le contexte du déploiement de Copilot M365, même pour la réalisation d'un PoC ! Pourquoi il n'est pas opportun de rappeler l'existence de cette fonctionnalité dans le contexte Copilot M365 La première raison est... que le site, la bibliothèque ou la liste sortent de la recherche pour tous les utilisateurs : ce n'est donc pas sans conséquence pour les autres utilisateurs qui utilisent le site, la bibliothèque ou la liste et qui ne peuvent donc plus exécuter des recherches via le bandeau supérieur Microsoft 365, comme ci-dessous. Si vous vous dîtes que vos utilisateurs n'utilisent pas l'expérience de recherche, c'est qu'on ne les a pas suffisamment convaincu de la puissance de la recherche plein texte et basées sur les colonnes de métadonnées gérées... Un problème d'accompagnement et d'adoption à gérer. Petit rappel sur ce récent billet de blog : Série "SharePoint et la GED" ; Episode 3 : "Utiliser les types de documents et personnaliser l'expérience de recherche" (adopteunsharepoint.com) Si vous excluez un site, une bibliothèque ou une liste de la recherche, le contenu de certains WebParts, basés sur des résultats de recherche va également en être privé : cela concerne les WebParts Actualités. Evénements, Sites, Documents récents et Contenu mis en évidence, un joli quinté de WebParts de publication basés sur la recherche, dont la qualité des résultats affichés seraient alors dégradée par ces paramètres d'exclusion de site, de bibliothèque et de liste. Alors, pour quelle raison a-t-on eu l'idée de formuler ce conseil dans le contexte du déploiement de Copilot M365 ? Pour gérer la confidentialité des données ? Euh... non puisqu'il suffit alors de gérer les accès en lecture, Pour ignorer des données dont le niveau de qualité laisse à penser qu'elles ne doivent pas figurer dans les résultats de recherche et par conséquent dans les suggestions de Copilot M365 ? Et bien, voilà un autre sujet de gouvernance, après les accès, cette fois sur la qualité de la donnée exposée aux utilisateurs. Cacher un site des index de recherche reviendrait à cacher la poussière sous le tapis, en quelque sorte... en se cachant les problématiques mal gérées d'accès aux données ou de qualité des données ! Copilot M365 n'est pas responsable des problèmes de gouvernance ; il en est le révélateur... tout comme le moteur de recherche. Je ne suis donc pas emballé par la recommandation d'utiliser cette fonctionnalité d'exclusion de site pour un PoC Copilot M365. Je trouve cela dommage que des utilisateurs qui possèdent les accès ne trouvent plus le site et son contenu dans les résultats de page de recherche et dans les WebParts de publication de résultats de recherche cités plus avant car cela affecte le niveau de l'expérience utilisateur. Je trouve même que ce conseil est inquiétant au niveau de la gouvernance de la donnée : c'est un peu aberrant de considérer l'arrivée de Copilot M365 comme une occasion de faire une revue des droits d'accès (avec Purview, ou avec un add-on, comme la nouvelle licence Microsoft "SharePoint Advanced Management" ou la licence "Policies et Insights" d'AvePoint) et de promouvoir cette fonctionnalité d'exclusion de site. Copilot M365 n'est pas responsable des problèmes de gouvernance ; il en est le révélateur, au même titre que les résultats du moteur de recherche sur lequel il se base pour écrire ses propositions. Mon dernier conseil : passer 5 minutes dans Copilot Studio et sortir la CB pour un PoC ciblé Pour réussir le déploiement de Copilot M365, il faut agir avec méthode et, vous l'avez compris, je ne suis pas fan du conseil d'exclure un site de la recherche. Je vais donc vous partager ma recette dans une toute nouvelle série de 4 billets à venir. Mais mon dernier conseil concernant la réalisation d'un PoC Copilot M365, c'est de le réaliser de façon ciblée sur un ou plusieurs sites SharePoint bien identifiés en passant par Copilot Studio. Copilot Studio, c'est le composant Power Platform "Power Virtual Agent" modernisée et rebaptisé, à la suite de l'ajout des connecteurs aux modèles d'IA générative d'Azure IA. Il vous demandera 5 mn de configuration et 191 euros par mois d'abonnement avec les fonctionnalités Premium.

J'ai choisi cette amorce d'article pour vous partager le retour d'une fonctionnalité, pourtant présentée comme nouveauté sur la page d'accueil de votre environnement Microsoft 365. Cette fonctionnalité représente une nouveauté... pas si nouvelle que cela puisqu'elle a existé jusqu'à l'édition SharePoint 2013 Enterprise. Elle n'est pas nouvelle non plus dans la galaxie Office 365 puisqu'elle avait migré de SharePoint sur... Delve, en 2014. Comme Delve, la partie émergée de Microsoft Graph, va disparaître dans les mois à venir, la présentation de profil utilisateur pourrait également se déplacer sur la page d'accueil de votre environnement Microsoft 365, tout comme cette mystérieuse fonctionnalité dont je vais vous parler maintenant. Cette fonctionnalité fait référence à une ancienne religion qui existait que les métadonnées dans toute organisation pouvait se gérer suivant deux points de vue : Les mots-clés d'entreprise, que l'on peut gérer dans des colonnes SharePoint ou encore mieux dans l'antre du Master Data Management, à savoir, le magasin de termes SharePoint, géré idéalement par des personnes référentes, pour des enjeux de pertinence et de cohérence : on appelle ces mots clés officiels, la TAXONOMIE ; Les mots-clés dits personnels, que chacun est libre d'associer à un fichier chargé sur SharePoint, pour le retrouver par la suite, sans nécessairement devoir le déplacer dans un dossier : on appelle ces mots-clés personnels, la FOLKSONOMIE (je m'amusais à rajouter "la TAXONOMIE folklorique" comme traduction de ce concept très américain). Cette nouvelle fonctionnalité apparue sur la page d'accueil de votre environnement Microsoft 365 se classe comme la seule fonctionnalité de "folksonomie" en rapport à vos documents. En effet, pour ceux qui ont connu les éditions SharePoint Server 2010 et 2013, rappelez vous des 2 fonctionnalités de "folksonomie" qui existait derrière la dénomination de "Balises et notes": Balises (tags en anglais) : Tout utilisateur SharePoint peut définir une « balise », un mot-clé personnel qu’il associe à des documents ; ainsi référencés, ces documents seront plus simples à retrouver pour lui. Notes : les notes sont, elles aussi, le produit de n’importe quel utilisateur SharePoint mais sont, quant à elles, faites pour être partagées entre tous les utilisateurs. Ces 2 fonctionnalités avaient pour particularité commune d'être à la main des contributeurs mais également des visiteurs lecteurs de la bibliothèque. Sur l'édition 2016 Server, ces 2 fonctionnalité disparurent tandis que sur SharePoint Online, dès 2014, Microsoft déplaçait la fonction Balise ("Tag") sur Delve, avec au passage un changement de terminologie au profit du terme "Panneau". Le principe est le même : l'utilisateur associe un mot-clé personnel à un fichier pour le retrouver par la suite, sous forme d'un filtre à facette dans la marge de gauche. Er le succès n'est toujours pas au rendez-vous : ni pour cette fonctionnalité ni pour Delve qui va donc être prochainement abandonné. Par conséquent, voilà maintenant l'épisode III (épisode I, "la folksonomie sur SharePoint" ; épisode II, "la folskonomie sur Delve") durant lequel on voit le "panneau" Delve se trouver déplacé sur la page d'accueil en tant qu'"étiquette". Les plus experts d'entre vous pourront s'exclamer "encore une étiquette !", faisant probablement référence aux étiquettes de confidentialité et de rétention... D'autres pourront aussi s'arracher les cheveux quand au choix de ce nom de fonctionnalité quand on sait que lorsqu'il s'agit de métadonnées, on utilisait déjà les noms communs de "propriété" , de "colonne", de "mot-clé d'entreprise", de "terme"... Comment procède-t-on ? On accède à la page Microsoft 365 en cliquant sur l'icone ci-dessous, dans le lanceur d'application. Puis dans le menu de gauche, on clique sur Mon Contenu. Sur cette page, on retrouve l'esprit de la page d'accueil de Delve : on y trouve que des fichiers, et pas de dossier. On trouve des filtres et une notion de favoris. Et surtout, on retrouve notre "folksonomie" ! En effet, on sélectionne le fichier puis, en regard du nom, on clique sur les ... puis sur étiquette 🏷... On saisit le nom de l'étiquette : oh ! Regardez bien au passage dans l'image que le terme "Balise" est bien de retour et vous savez pourquoi !! Il faut donc cliquer sur + Créer une balise après avoir choisi d'associer une couleur, exactement comme pour les dossiers désormais. Pour retrouver les éléments classés avec cette étiquette, l'utilisateur retrouve alors ses étiquettes, ses métadonnées personnelles, sa taxonomie dans la marge de gauche, comme filtre de recherche. Voilà pour le retour de la folksonomie sous forme d'étiquette dans la page Mon Contenu de Microsoft 365 ; souhaitons-lui un meilleur succès d'adoption que le panneau de Delve et la balise de SharePoint.

Dans cet épisode 4, nous continuons d’arpenter le chemin qui nous éloigne du monde du serveur de fichiers et la matrice de maturité des solutions gagne un cran. Je vous la dévoilerai totalement dans le 5e et dernier épisode. Pour point de départ à cette série de billets sur SharePoint et la GED est que le dossier qui est si cher à nos utilisateurs du serveur de fichiers ne constitue pas une information structurant l’information, au sens informatique du terme. Évidemment, dans les épisodes précédents, j’ai rappelé combien l’analyse de l’approche serveurs de fichiers utilisée est cruciale pour construire de nouvelles expériences utilisateurs, plus puissantes lorsque l’on utilise un logiciel de GED comme SharePoint. Néanmoins, l’utilisation du dossier pour classer des fichiers ne constitue pas une donnée de structuration de l’information. Le dossier ne structure pas l’information au sens Data du terme Le dossier ne structure pas l’information au sens Data du terme. Je m’explique : un dossier ou un sous-dossier est comme un caillou – sur lequel chacun d’entre eux une étiquette de 256 caractères - que l’on sème sur le chemin du classement de documents. Pour un moteur de recherche, le dossier est un objet de résultat et non une donnée décrivant son contenu. C’est la raison pour laquelle, il était important de revisiter, : ·       Dans l’épisode 2, la fonctionnalité de Valeur de colonne par défaut  que l’on utilisera dans un contexte où l’arborescence de dossiers  évoluera que très peu, comme une GED de référentiel, ·       Dans l’épisode 3, celle du type de contenu Ensemble de documents, que l’on utilisera à contrario dans un système de dossiers évoluant très fréquemment, dans une GED de type Application Métiers. Or, dans ce 4e épisode, nous allons devoir changer radicalement de point de vue sur les dossiers pour augmenter la valeur d’usage de notre GED. Les dossiers comme des étapes de traitement En effet, dans le serveur de fichiers, le dossier peut parfois constituer une étape de traitement. Et malheureusement, le serveur de fichiers représente généralement la dernière étape pour un document : il y est déposé à la fin de son étape de conception, comme un espace d’archivage après son envoi à son destinataire. Et puis au bout de quelques années, le dossier de classement est généralement déplacé dans une autre partie du serveur de fichiers, dans un nouveau dossier principal sur lequel figure la description « Archives » ou « OLD ». Un dossier peut donc aussi considéré comme une étape, un état, un statut documentaire. En procédant de la sorte, l’utilisateur du serveur de fichier a ainsi fait preuve d’une bonne créativité concernant un outil aux fonctionnalités très limitées mais cette pratique a eu pour effet de créer une infobésité non maitrisée. Revenons alors à SharePoint, un serveur de fichiers amélioré qui possède, depuis très longtemps, des fonctionnalités permettant de mieux gérer cet état de fait. Une bonne GED se conçoit suivant une vision process Une GED se conçoit en processus de travail dynamique tandis que le serveur de fichiers répond plus généralement à un besoin de dépôt fixe. Le coté statique du serveur de fichiers est 100% rassurant pour ses utilisateurs (souvenez-vous les petits cailloux jetés sur le chemin qui permettent de retrouver les documents) mais le serveur de fichiers n’est pas connecté  à la réalité du traitement documentaire dans une organisation. Dans un site SharePoint de type intranet de documentation de référence, il est intéressant de mettre un flux d’approbation avant publication ; il peut aussi être intéressant de bénéficier d’un flux de révision après une période d’expiration. On peut considérer l’information comme vivante dans une GED de référence (l’information de support dans un intranet) ou dans une GED Métier (achats, recrutement…). À noter qu’il n’est pas rare que l’apport des colonnes comme statut ou état de traitement sont plus rarement reprises dans la recherche mais sont plus généralement déployées dans des stratégies d’affichages. Dans SharePoint Server, il existe des flux de travail depuis les éditions 2007 et 2010 Server alors que sur SharePoint Online de Microsoft 365, ces flux ont été décommissionnés en octobre 2020, au profit de Power Automate (2016). D’une manière générale, aujourd’hui, Power automate permet aussi de dépasser le mécanisme d’alerte. Peut-être que vous pensez que votre gestion de document n’a pas besoin de la vision en process et de ces flux ? Lisez quand même la suite ! Une GED SharePoint 4 étoiles au service de la gouvernance de l’information Que faire des dossiers sur lequel figure la description « Archives » ou « OLD ». Il faut savoir que la gestion des archives appartient à la bonne gouvernance de l’information au sein de l’organisation. Lorsque l’on énonce cela, on se doit de rappeler que l’organisation peut mettre en place des règles concernant ces archives, en fonction de sa gestion des risques, mais doit surtout se conformer aux contraintes réglementaires qui s’appliquent à elle (RGPD évidemment mais également les documents considérés généralement comme engageant, en fonction de son secteur d’activité). La conséquence est que je ne connais pas une organisation qui ne serait pas concernée. En plus des flux documentaires présentés plus haut, SharePoint Server et SharePoint Online proposent des fonctionnalités de gestion des archives appelées règles de rétention et organisateur de contenu : on peut donc construire des solutions documentaires, là aussi dynamiques, en faisant appliquer à SharePoint des règles de conservation et de suppression décidées par l’organisation. SharePoint participe ainsi à la bonne gouvernance de l’information. À ce titre, concernant SharePoint Online (pas SharePoint Server), je dois vous annoncer (ou vous rappeler) une importante évolution avec le retrait, à partir de janvier 2025,  de ces fonctionnalités intrinsèques à SharePoint (organisateur de contenu et rétention) au bénéfice du centre de conformité de Purview (lien officiel : Stratégies de migration pour passer aux solutions de gestion des risques et de conformité Microsoft Purview à partir d’anciennes gestion des informations et gestion des enregistrements pour SharePoint pour Microsoft 365 - SharePoint in Microsoft 365 | Microsoft Learn) Purview va ainsi permettre de centraliser la gouvernance de l’information pour remettre ce rôle entre les mains d’administrateurs de la conformité ou délégués, au détriment des administrateurs de collection de sites et au propriétaire de site. Et c’est là toute la puissance d’une GED qui va nous permettre de gérer des documents en fonction de leur état, au-delà d’une description figurant dans un nom de dossier ou de fichier. Je regrette juste que, avec Purview, on revient à une politique de fonctionnalités à plusieurs vitesses, comme on l’avait avec les versions Foundation, Standard et Enterprise. Mais là est le sujet de mon 5e et dernier épisode de la série dédiée à SharePoint et la GED : SharePoint Premium, Microsoft 365 et Copilot pour SharePoint ont pour caractéristique de posséder des licences additionnelles et de constituer le dernier stade de ma matrice de maturité, que je dévoilerai complétement en conclusion de cette série. En attendant, inscrivez vous à l’événement de la Modern WorkPlace Conference 2024 qui débute ce lundi 18 mars et retrouvez moi en présentiel ou à distance (gratuit) mardi à 14h40 pour une présentation en live de cette série, avec des démonstrations ! Le lien vers la page d’inscription : Agenda 2024 - MWCP 2024 (modern-workplace.pro)

Le 19 mars après-midi, j'ai l'honneur d'animer une session à la Modern Workplace Conference Paris 2024. L'an passé, j'avais eu le plaisir d'animer 2 REX Clients sur l'adoption de SharePoint avec un Citizen Developper et de Ms Teams avec un directeur général. Cette année, j'ai voulu partager des retours d'expérience sur la conception de solution de GED dans SharePoint avec une matrice de maturité en ligne de fond qui augmente à chaque épisode. Pour vous inscrire à cet événement en présentiel et en distanciel, suivez le lien ci-dessous et j'espère que j'aurai le plaisir de vous y saluer !! Agenda 2024 - MWCP 2024 (modern-workplace.pro) Le premier épisode décrivait les avantages et les inconvénients de l'approche Serveur de fichiers, qui se décline par l'utilisation naturelle qu'en font les membres d'une équipe Ms Teams (ajouter un canal standard génère la création d'un dossier et les utilisateurs peuvent y créer des sous-dossier) mais qui peut également constituer une tentation pour une approche de migration managée par la DSI ou un prestataire. Le second épisode m'a permis d'augmenter l'indice de maturité, en introduisant le concept de colonnes de métadonnées, parce que SharePoint est un serveur de fichiers amélioré, possédant des fonctionnalités de classement et d'affichage personnalisables, par les membres d'un site ; j'ai rappelé qu'il n'y avait pas nécessairement d'opposition entre l'approche Serveur de fichiers et l'approche colonnes de métadonnées grâce à une fonctionnalité méconnue. Le niveau 3 ? Une GED qui se "professionnalise" Dans ce troisième épisode, autant vous le dire tout de suite : nous passons à une solution dite professionnelle. Cela signifie deux choses : Elle requiert un savoir-faire professionnel, basée sur une formation avancée sur les fonctionnalités de GED de SharePoint ; Cela entraine par conséquent que, lorsque je découvre une solution chez un client réalisée par un prestataire de service, je m'attends à retrouver ce niveau de maturité, ce qui n'est malheureusement pas toujours le cas. A ce niveau de maturité de l'adoption de SharePoint, je vais introduire des fonctionnalités supplémentaires tout en revisitant certaines autres en repartant des besoins utilisateur. Par exemple, dans l'épisode deux, j'évoquais l'option de rendre obligatoire des colonnes de métadonnées de manière à garantir qu'elles soient utilisées. Dans l'utilisation quotidienne, le problème est qu'un utilisateur peut ne pas posséder l'information au moment du chargement du document initial ou, plus simplement, que tous les documents de la bibliothèque n'ont pas forcément besoin de cette colonne de métadonnée. Sans connaissance des fonctionnalités de SharePoint, l'erreur qui est alors commise est de laisser la colonne en saisie facultative... mais le risque encouru sera alors de moins en moins utiliser cette colonne facultative jusqu'à ne pas l'utiliser du tout ! Retour à l'épisode 1 dans la matrice de l'adoption ! Le type de contenu est une fonctionnalité SharePoint pour construire une GED professionnelle Par défaut, SharePoint fonctionne sur le principe des types de contenu et ce principe est connu des architectes et des développeurs SharePoint : Dans la bibliothèque de pages de site, il existe un type de contenu "page de site" ; Dans le calendrier d'évènements, il existe un type de contenu "événement" ; Dans la bibliothèque de documents, il existe un type de contenu "document". et un type de contenu "dossier". Mais évidemment, pour construire une GED professionnelle, nous n'allons pas nous arrêter là. En effet, il va être possible de répondre à la problématique vue précédemment, à savoir déployer des colonnes de métadonnées différentiées au niveau des documents et non au niveau de la bibliothèque. En créant des types de contenu, vous allez pouvoir créer une architecture de colonnes de métadonnées propres au type de document, associer un modèle et nous verrons également dans l'épisode 4, associer des règles de gestion du cycle de vie. Vous pourrez même créer des arborescences de types de contenu personnalisés, publier un type de contenu depuis un point central vers plusieurs bibliothèques de document, ce qui permet le déplacement de fichier entre bibliothèque sans perte de métadonnées. Dans une GED professionnelle de type gestion de dossiers, vous devez utiliser le type de contenu Ensemble de documents : Le type Ensemble de documents permet d'ajouter des colonnes à un dossier et, tout comme le dossier traditionnel et la fonctionnalité de valeur de colonnes par défaut (vu à l'épisode 2), d'appliquer des valeurs de métadonnées aux fichiers chargés à l'intérieur ; Le type Ensemble de documents permet également de gérer quels types de documents sont autorisés à y être chargé; Comme pour les types de document, un type Ensemble de document pourra se voir associer des règles de gestion du cycle de vie. Toute solution de GED professionnelle doit avoir son expérience de recherche personnalisée Si vous voulez offrir à vos utilisateurs une solution de GED qui va leur faire oublier le serveur de fichiers, il faut démontrer la valeur de la nouvelle solution en proposant une expérience de recherche personnalisée. Un utilisateur est nécessairement intéressé par une solution qui va lui faire gagner du temps. Retrouver l'information, avec des filtres sur toutes les dimensions de votre solution, à savoir naviguer entre les site, les types de contenu et les colonnes de métadonnées gérées vont FORCEMENT intéresser vos utilisateurs et les inciter à accepter le changement. Cette faculté qu'a SharePoint à proposer la personnalisation de l'expérience de recherche ne date pas d'aujourd'hui puisque l'édition SharePoint Server 2010 le permettait déjà mais c'est l'édition SharePoint Server 2013 qui en a été le véritable tournant : SharePoint Online de Microsoft 365 fonctionne toujours sur cette édition et la modernisation de l'expérience utilisateur s'est malheureusement longtemps fait attendre !! Beaucoup de mes clients m'ont entendu dire que Microsoft allait "un jour" offrir des pages modernes de recherche et c'est le cas depuis 3 ans en France : on peut ainsi créer une expérience de recherche personnalisée avec des verticaux de recherche et des filtres d’affinement au niveau de son site, mais à condition d'être "administrateur de collection de sites", ce qui est un peu paraitre incohérent lorsque l'on sait que des droits de propriétaire ou de concepteur suffisent pour créer des types de contenu. Ce n'est pas courant mais je me dois d'évoquer une solution tierce, principalement développée par Mickael Svensson et Franck Cornu que je salue : PNP Search. PnP Search, gratuite, à télécharger sur GitHub et à installer par son administrateur SharePoint va permettre de créer une expérience de recherche Moderne qui ressemble à l'expérience classique : on peut la déléguer à un utilisateur, avec des simples droits d'édition sur la page. Cependant, l'indispensable personnalisation du schéma de recherche, pour choisir les colonnes de métadonnées qui serviront de filtre d'affinement, est réservée à l'administrateur de collection de sites, quand on travaille au niveau d'un site ou administrateur SharePoint au niveau du centre d'administration SharePoint (à venir administrateur de la recherche M365). Nous voilà arrivés au termes de l'épisode 3, au travers duquel notre GED SharePoint "3 étoiles" est devenue professionnelle et nos utilisateurs bénéficiant d'une expérience de recherche personnalisée comprennent mieux l'intérêt de changer, en acceptant les nouvelles façons de gérer des fichiers, pour en tirer le bénéfice dans la recherche. Voyons ce que l'épisode 4 va encore pouvoir apporter à notre GED, devenue déjà beaucoup plus mature.